Wat artikel 10 lid 7 van de machineverordening concreet vereist

Met Verordening (EU) 2023/1230 mag de gebruikershandleiding digitaal worden verstrekt. Die uitspraak staat inmiddels in veel presentaties, meestal ingekort tot de zin dat de papierplicht vervalt. De verordeningstekst is enger. Artikel 10 lid 7 staat de digitale verstrekking toe, maar verbindt daaraan voorwaarden die naast elkaar vervuld moeten zijn en die niet tegen elkaar kunnen worden weggestreept.

Dit artikel loopt de voorwaarden een voor een langs. Bij elke voorwaarde wordt gescheiden wat er in de verordeningstekst staat en wat daaruit praktisch volgt. Die scheiding is belangrijk omdat in de discussie beide dooreenlopen: veel van wat als eis wordt doorgegeven, is een verstandige uitvoeringsbeslissing, maar staat zo niet in de verordening.

Waar lid 7 staat in de opbouw van de verordening

Artikel 10 regelt de verplichtingen van de fabrikant. Lid 7 betreft uitsluitend de vorm waarin de gebruikershandleiding wordt verstrekt, niet de inhoud daarvan. Wat in een gebruikershandleiding moet staan, volgt uit de essentiële veiligheids- en gezondheidseisen in bijlage III, in het bijzonder uit het onderdeel over de gebruikershandleiding.

Deze scheiding heeft een praktisch gevolg. Wie van de Machinerichtlijn 2006/42/EG komt, heeft een bestaande handleidingsinhoud en vraagt zich af wat er nu verandert. Het antwoord betreft in de eerste plaats de aflevering. Inhoud, indeling, waarschuwingen en taal worden daardoor niet geraakt. De vergelijking van beide rechtshandelingen hoort op een andere plaats thuis dan de vraag naar de digitale verstrekkingsweg.

Belangrijk is verder: lid 7 is een toestemming, geen verplichting. Een fabrikant die nog steeds een gedrukt handboek meelevert, hoeft zich niet met de voorwaarden van dit lid bezig te houden.

Voorwaarde 1: de vermelding hoe de handleiding bereikbaar is

Wat de tekst zegt. Wordt de handleiding digitaal verstrekt, dan moet de fabrikant vermelden hoe zij bereikbaar is. Die vermelding hoort op de machine zelf. Is dat niet mogelijk, dan voorziet de verordening in de verpakking of een begeleidend document als verdere mogelijkheid.

Wat daaruit volgt. De tekst legt geen bepaalde techniek vast. Een QR-code is niet voorgeschreven, hij is de gangbare uitvoering, omdat een machinaal leesbaar merkteken op het typeplaatje de vermelding duurzaam aan het product verbindt. Eveneens toegestaan is een opgedrukt adres in leesbare tekst. In de praktijk worden beide gecombineerd, zodat de vermelding ook zonder mobiel apparaat bruikbaar blijft en na beschadiging van de code nog leesbaar is.

Uit de voorwaarde volgt bovendien iets dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien: de vermelding moet op het moment van het in de handel brengen aanwezig en juist zijn. Een adres dat pas later wordt ingericht, voldoet op het moment van uitlevering niet aan de voorwaarde. Eisen aan grootte, contrast en plaatsing van het merkteken volgen niet uit lid 7, maar uit de eenvoudige noodzaak dat het op de opstellingsplaats leesbaar blijft. Daarover bestaat een apart artikel over de QR-code op het typeplaatje.

Voorwaarde 2: afdrukbaar, downloadbaar, op te slaan

Wat de tekst zegt. De digitaal verstrekte handleiding moet beschikbaar zijn in een formaat dat de gebruiker in staat stelt haar af te drukken, te downloaden en op een elektronisch apparaat op te slaan, zodat hij er op elk moment toegang toe heeft. De tekst noemt daarbij uitdrukkelijk het geval van een storing van de machine.

Wat daaruit volgt. Deze voorwaarde is inhoudelijk de scherpste van het hele lid, omdat zij een hele klasse oplossingen uitsluit. Een zuivere webtoepassing die de inhoud alleen pagina voor pagina in de browser toont en geen volledige download toelaat, voldoet er niet aan. Een portaal dat registratie verlangt voordat de handleiding zichtbaar wordt, staat op gespannen voet met de eis dat de gebruiker op elk moment toegang moet kunnen krijgen. Waarom een aanmeldingsdrempel problematisch is, behandelt het artikel over de gebruikershandleiding achter een login.

De verwijzing naar het storingsgeval is meer dan een terzijde. Zij beschrijft de situatie waarin de handleiding daadwerkelijk nodig is: een stilstaande machine, een technicus ervoor, vaak zonder betrouwbare netwerkverbinding in de hal. Een formaat dat alleen online werkt, helpt op precies dat moment niet. Een pdf voldoet zonder extra inspanning aan de vormeis, zie daarover PDF op de eigen website.

Voorwaarde 3: beschikbaarheid gedurende een vastgestelde periode

Wat de tekst zegt. De digitaal verstrekte handleiding moet gedurende een in de verordening bepaalde periode online beschikbaar blijven. Bepalend zijn daarbij twee grootheden naast elkaar: de verwachte levensduur van de machine en een vaste minimumperiode vanaf het in de handel brengen.

Wat daaruit volgt. Uit twee naast elkaar staande grootheden volgt dat de langste de doorslag geeft. Voor een machine die twintig jaar in gebruik is, eindigt de beschikbaarheidsplicht niet bij het verstrijken van de minimumperiode. Omgekeerd beschermt de minimumperiode ertegen dat een krap berekende levensduur de plicht feitelijk uitholt.

Het tweede gevolg betreft de organisatie, niet de techniek. Een bestand beschikbaar stellen is een taak van minuten. Het beschikbaar houden gedurende een periode die langer is dan de gebruikelijke levensduur van een bedrijfswebsite, een contentmanagementsysteem of een domeinstrategie, is een toezegging die iemand over personeelswisselingen en relanceringen heen moet nakomen. Wat dat in de dagelijkse praktijk betekent, staat in Tien jaar beschikbaarheid.

Een rekenvoorbeeld met vrij gekozen aannames verduidelijkt de omvang: bij aangenomen 120 uitgeleverde machines per jaar, drie constructieversies en twee taalversies ontstaan er jaarlijks zes documentversies die duurzaam bereikbaar moeten blijven. Deze getallen komen niet uit de verordening en zijn alleen ter illustratie gekozen.

Het recht op een gedrukte versie

Wat de tekst zegt. De digitale verstrekking neemt het recht op papier niet volledig weg. De verordening bepaalt dat de fabrikant de handleiding op verzoek in papieren vorm verstrekt, kosteloos en binnen een bepaalde termijn. Daarnaast zijn er gevallen waarin veiligheidsinformatie ongeacht de gekozen verstrekkingsweg in papieren vorm moet worden meegeleverd.

Wat daaruit volgt. Wie digitaal verstrekt, heeft een proces nodig voor het geval dat papier wordt verlangd. Dat is geen randgeval, maar een toezegging met termijn, die bij de verkoop bekend moet zijn en die een drukbare versie van elke uitgeleverde stand veronderstelt. Het artikel Wanneer blijft papier toch verplicht? gaat nader in op de afbakening.

Wat er niet in lid 7 staat

Even leerzaam is wat het lid niet regelt. Vier punten worden regelmatig als eis gepresenteerd, zonder dat zij aan de tekst kunnen worden ontleend.

• Een bepaald bestandsformaat. De tekst beschrijft eigenschappen (afdrukbaar,

downloadbaar, op te slaan), niet een formaat. PDF is een voor de hand liggende, maar geen voorgeschreven keuze.

• Een bepaalde technische uitvoering van de toegangsvermelding. QR-code, NFC-tag of

opgedrukt adres zijn uitvoeringsvarianten.

• De koppeling van een handleidingsversie aan een serienummer. Deze koppeling is een

praktische zekerheid tegen de situatie dat een technicus bij een oudere machine de versie van een nieuwere constructiestand leest. Zij is als voorzorg zinvol en wordt beschreven in Serienummers en versies, maar zij volgt niet uit de bewoordingen van het lid.

• Een bewijs van beschikbaarheid. Registraties waaruit blijkt dat een adres door de

jaren heen bereikbaar was, zijn een zekerheid voor het geval van een geschil en vergemakkelijken de eigen controle. Als verplichting laat zich dat niet uit het lid afleiden.

Dit onderscheid loont, omdat het de inspanning op de juiste plaats zet. Punt drie en vier zijn beslissingen van de fabrikant over het eigen risico, geen voorschriften die een conformiteitsbeoordeling afdwingt.

Wat dit voor de uitvoering betekent

Vat men de drie voorwaarden samen, dan ontstaat een beknopt eisenprofiel voor de verstrekking.

De eerste twee punten zijn constructie- en redactiebeslissingen, die eenmaal worden genomen en daarna worden nageleefd. Het derde punt verschilt daar wezenlijk van, omdat het een toezegging over de toekomst is. Precies daar ligt de reden waarom het adres van de handleiding gescheiden zou moeten worden van de marketingwebsite: de website volgt cycli van enkele jaren, de toezegging volgt de levensduur van de machine. Of die scheiding intern via een bevroren naamruimte of via een daarop ingerichte dienst als ManualHost wordt opgelost, is een organisatievraag.

Samenvatting

Artikel 10 lid 7 verlangt drie dingen naast elkaar: een vermelding op het product hoe de handleiding bereikbaar is, een formaat dat afdrukken, downloaden en lokaal opslaan toelaat, en beschikbaarheid gedurende de maatgevende periode. Daar komt het voortbestaande recht op een gedrukte versie bij in de door de tekst voorziene gevallen. Al het overige, van de keuze van het bestandsformaat tot de versiekoppeling op serienummer, is uitvoeringsbeslissing en zou ook zo genoemd moeten worden. Wie deze grens zuiver trekt, discussieert intern over de juiste punten: niet over de vraag of een QR-code is voorgeschreven, maar over de vraag wie er over twaalf jaar voor zorgt dat het adres daarachter nog werkt.