PDF auf der eigenen Website: reicht das als digitale Betriebsanleitung?

Der Plan sieht in vielen Häusern gleich aus: Die Betriebsanleitung liegt ohnehin als PDF vor, sie kommt auf die Firmenwebsite, und auf das Typenschild wird ein QR-Code geprägt. Ob das genügt, entscheidet sich nicht am Dateiformat. Der Verordnungstext verlangt nichts, was ein PDF auf einer Website nicht erfüllen könnte. Die eigentliche Frage betrifft nicht das Dokument, sondern die Adresse, unter der es liegt, und den Zeitraum, über den diese Adresse gehalten werden muss.

Was die Verordnung zur digitalen Bereitstellung sagt

Die Verordnung (EU) 2023/1230 lässt die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung ausdrücklich zu. Artikel 10 Absatz 7 knüpft daran mehrere Bedingungen. Der Hersteller muss angeben, wie die digital bereitgestellte Anleitung erreichbar ist, die Anleitung muss in einem Format vorliegen, das der Nutzer ausdrucken und speichern kann, und sie muss über den in der Verordnung genannten Zeitraum zugänglich bleiben.

Wichtig ist die Trennung zweier Ebenen. Artikel 10 Absatz 7 regelt die Form der Bereitstellung. Was inhaltlich in einer Betriebsanleitung stehen muss, ergibt sich dagegen aus Anhang III. Diese zweite Ebene bleibt von der Digitalisierung unberührt: Eine unvollständige Anleitung wird nicht dadurch vollständig, dass sie online steht. Wer die Umstellung auf digitale Bereitstellung nutzt, um die Dokumentation ohnehin zu überarbeiten, sollte beide Prüfungen getrennt führen und getrennt dokumentieren. Eine ausführliche Aufschlüsselung der einzelnen Bedingungen steht in Was Artikel 10 Absatz 7 konkret verlangt.

Warum ein PDF die Formanforderung erfüllt

Gegen das Format spricht wenig. Ein PDF lässt sich herunterladen, ausdrucken und lokal speichern. Es bleibt lesbar, ohne dass der Nutzer sich anmelden oder eine besondere Anwendung installieren müsste. Es ist in sich abgeschlossen, also nicht auf Schriftarten, Skripte oder Bilder angewiesen, die erst beim Aufruf von einem anderen Server geladen werden. Und es lässt sich in einer Fassung einfrieren, die Jahre später noch genau so aussieht wie am Tag der Auslieferung.

Zwei Punkte verdienen dabei Aufmerksamkeit. Erstens sollte die Datei tatsächlich ohne Zugangsschranke erreichbar sein. Ein Downloadbereich, der eine Registrierung oder ein Servicekonto voraussetzt, stellt die Anleitung nicht in dem Sinne zur Verfügung, wie es die Verordnung meint; die Gründe dafür sind unter Betriebsanleitung hinter einem Login beschrieben. Zweitens sollte das PDF so erzeugt sein, dass der Text als Text vorliegt und nicht als Bild. Eine gescannte Anleitung ist zwar lesbar, aber weder durchsuchbar noch maschinell auswertbar, und sie erzeugt Dateigrößen, die an einer Maschine mit schwachem Mobilfunkempfang zum Problem werden.

An dieser Stelle liegt die Schwierigkeit also nicht. Sie liegt eine Ebene höher.

Wo es tatsächlich schwierig wird

Die Anforderung, die in der Praxis Schwierigkeiten macht, ist die dauerhafte Zugänglichkeit. Auf dem Typenschild steht ein QR-Code, und dieser QR-Code zeigt auf eine URL. Das Typenschild ist geprägt oder graviert und begleitet die Maschine über ihre gesamte Lebensdauer. Die URL dagegen liegt in einem System, das sich laufend verändert und das von Personen verwaltet wird, die von der Maschine nichts wissen.

Typische Ereignisse, die eine Adresse unbrauchbar machen:

• Ein Relaunch der Website ändert die Pfadstruktur, und aus

/downloads/anleitung-px220.pdf wird /de/service/dokumente/px-220.

• Das Content-Management-System wird gewechselt, und die alten Pfade werden

nicht umgeschrieben.

• Das CMS normalisiert Dateinamen beim erneuten Hochladen und hängt einen

Zeitstempel oder eine ID an, sodass dieselbe Datei unter einer neuen Adresse liegt.

• Die Domain wird aufgegeben oder umgestellt, etwa nach einer Umfirmierung.
• Ein Zertifikat läuft ab, und der Browser blockiert den Aufruf, obwohl die

Datei unverändert vorhanden ist.

• Die Datei wird durch eine neuere Fassung ersetzt, und die alte Fassung, die zu

der ausgelieferten Maschine gehört, verschwindet.

Jedes dieser Ereignisse ist im Betrieb normal und in der Regel sogar richtig. Niemand plant einen Relaunch, um Anleitungen unerreichbar zu machen. Der Schaden entsteht als Nebenwirkung, und er fällt zunächst niemandem auf, weil der QR-Code auf einer bereits ausgelieferten Maschine im Feld getestet wird und nicht im Abnahmeprozess der neuen Website.

Der zweite Grund, warum es auffällt, wenn es zu spät ist: Die Adresse wird genau dann gebraucht, wenn eine Störung vorliegt. Der Servicetechniker steht vor der Maschine, scannt den Code und bekommt eine Fehlermeldung. Zur technischen Anforderung an die Adressbeständigkeit gibt es einen eigenen Beitrag unter Zehn Jahre Verfügbarkeit.

Der Unterschied zwischen erreichbar und dauerhaft erreichbar

Es lohnt sich, zwei Dinge auseinanderzuhalten. Erreichbarkeit heute ist leicht herzustellen: Datei hochladen, Link testen, fertig. Dauerhafte Erreichbarkeit ist eine organisatorische Zusage über einen Zeitraum, der länger ist als die meisten IT-Entscheidungen im Unternehmen und oft länger als die Zuständigkeit der Personen, die die Entscheidung getroffen haben.

Wer die Anleitung selbst hostet, übernimmt damit eine Aufgabe, die nicht technisch anspruchsvoll, aber langlebig ist. Jemand muss bei jedem Relaunch daran denken, dass unter bestimmten Pfaden Adressen liegen, die auf Typenschilder gedruckt wurden. Diese Person muss in zehn Jahren noch im Unternehmen sein oder ihr Wissen weitergegeben haben.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Zuständigkeit verteilt ist. Die technische Redaktion erzeugt das Dokument, das Marketing verantwortet die Website, die IT-Abteilung oder eine Agentur betreibt den Server, und die Konstruktion legt fest, was auf das Typenschild geprägt wird. Keine dieser Rollen hält die Verbindung zwischen Typenschild und Datei zusammen, wenn sie nicht ausdrücklich zugewiesen wird.

Die technische Aufgabe ist trivial. Die organisatorische Aufgabe besteht

darin, dass sie über Jahrzehnte nicht vergessen wird.

Ein Rechenbeispiel zur Zahl der Adressen

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte Annahmen und stammen nicht aus einer Erhebung. Sie dienen nur dazu, die Größenordnung sichtbar zu machen.

Angenommen, ein Hersteller führt acht Baureihen und überarbeitet die Betriebsanleitung jeder Baureihe im Schnitt einmal pro Jahr, etwa wegen einer Konstruktionsänderung oder einer Korrektur. Angenommen weiter, die Maschinen werden in vier Sprachfassungen ausgeliefert, und der Betrachtungszeitraum beträgt zehn Jahre.

Dreihundertzwanzig Dateien, die alle unter einer stabilen Adresse liegen und über den in der Verordnung genannten Zeitraum abrufbar bleiben müssen, sind nichts, was sich nebenbei in einem Downloadordner verwalten lässt. Verändert man die Annahmen nach oben, etwa bei mehr Baureihen oder mehr Sprachen, wächst die Zahl schnell weiter. Zu den Anforderungen an die Sprachfassungen gibt es einen eigenen Beitrag unter Sprachanforderungen.

Was das für die Praxis bedeutet

Ein PDF auf der eigenen Website ist eine zulässige Lösung. Sie wird zu einer belastbaren Lösung, wenn vier Dinge gesichert sind.

Erstens: Die Adressen, die auf Typenschilder gedruckt werden, liegen in einem eigenen, stabilen Namensraum, der von der Marketing-Website getrennt ist. Ein Unterverzeichnis oder eine eigene Subdomain, die bei jedem Relaunch ausdrücklich unangetastet bleibt, ist schon ausreichend, wenn diese Regel jemand kennt und durchsetzt. Sinnvoll ist außerdem, die Adresse selbst nichtssagend zu halten, also ohne Produktnamen, Jahreszahlen oder Abteilungsbezeichnungen, die später nicht mehr stimmen.

Zweitens: Alte Fassungen bleiben erreichbar. Wird eine Anleitung überarbeitet, darf die Fassung, die mit einer bereits ausgelieferten Maschine mitgegangen ist, nicht überschrieben werden. Sonst zeigt der QR-Code einer 2024 gelieferten Maschine auf eine Anleitung, die eine andere Maschinenkonfiguration beschreibt. Wie ein sauberer Umgang mit Korrekturen und zurückgezogenen Fassungen aussieht, ist unter Betriebsanleitung nachträglich korrigieren beschrieben.

Drittens: Es gibt eine Vorkehrung für den Fall, dass die Domain aufgegeben wird. Bei einer Umfirmierung, einer Übernahme oder einer Insolvenz verschwindet eine Domain schneller als eine Maschine. Wer die Adressen auf einer Domain hält, die zugleich der Markenauftritt ist, koppelt die Dokumentationspflicht an Entscheidungen, die aus ganz anderen Gründen getroffen werden.

Viertens: Jemand prüft regelmäßig, ob die Adressen noch antworten. Eine automatische Prüfung aller ausgegebenen Adressen, deren Ergebnis an eine feste Rolle geht, kostet wenig und deckt genau die Fälle auf, die sonst erst im Servicefall sichtbar werden. Ein solcher Nachweis ist keine gesetzliche Anforderung, sondern eine praktische Absicherung: Er dokumentiert, dass die Erreichbarkeit nicht nur behauptet, sondern beobachtet wurde. Diese vier Punkte lassen sich intern abbilden, mit einem Skript und einer Zuständigkeit, oder auslagern, etwa an ManualHost.

Der Sonderfall mehrerer Maschinenversionen

Eine Frage hängt eng damit zusammen: Welche Anleitung gehört zu welcher Maschine? Ein einzelnes PDF unter einer festen Adresse beantwortet das nicht. Wird die Konstruktion überarbeitet, unterscheiden sich die Anleitungen, aber der QR-Code auf den älteren Maschinen zeigt weiter auf dieselbe Adresse. Im schlechteren Fall beschreibt die dort hinterlegte Fassung eine Sicherheitsfunktion, die an der Maschine vor dem Techniker gar nicht verbaut ist.

Eine Zuordnung über Seriennummernbereiche löst das. Sie ist rechtlich nicht vorgeschrieben, sondern eine praktische Absicherung: Sie stellt sicher, dass ein Servicetechniker vor der Maschine die Anleitung sieht, die zu genau dieser Maschine gehört, und nicht die neueste. Praktisch heißt das, dass entweder jede Seriennummer ihre eigene Adresse bekommt oder eine Adresse je Baureihe auf eine Übersicht führt, aus der sich die passende Fassung nach Seriennummer auswählen lässt. Beide Wege sind gangbar; sie unterscheiden sich im Aufwand beim Prägen des Typenschilds und im Aufwand bei der Pflege. Der Vergleich steht unter Seriennummern und Versionen.

Zusammenfassung

Ein PDF auf der eigenen Website ist als digitale Betriebsanleitung geeignet. Die Formanforderung ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass eine auf Metall geprägte Adresse eine Zusage über Jahrzehnte ist, während eine Website eine Struktur ist, die sich regelmäßig ändert, und zwar aus Gründen, die mit der Dokumentation nichts zu tun haben.

Wer selbst hostet, sollte die Adressen der Anleitungen bewusst von der übrigen Website trennen, alte Fassungen erhalten, die Erreichbarkeit regelmäßig prüfen und eine Regelung für den Fall treffen, dass die Domain nicht bleibt. Wer das organisatorisch abbilden kann, braucht dafür keinen externen Dienst. Wer es nicht abbilden kann, verlagert die Aufgabe an eine Stelle, deren einziger Zweck die Beständigkeit dieser Adressen ist.