Maschinenverordnung 2023/1230 gegen Maschinenrichtlinie 2006/42/EG

Der Wechsel von der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG zur Verordnung (EU) 2023/1230 wird in vielen Häusern als Themenwechsel wahrgenommen: neue Nummer, neuer Anhang, neue Dokumentenlage. Für die Betriebsanleitung ist der Befund zurückhaltender. Der größte Teil dessen, was in einer Anleitung stehen muss, bleibt der Sache nach erhalten. Was sich ändert, ist zum einen die Rechtsform und damit der Weg, auf dem die Anforderungen in Ihrem Unternehmen ankommen, und zum anderen die ausdrücklich zugelassene Form der Bereitstellung. Beides hat praktische Folgen, aber unterschiedliche.

Zwei Rechtsformen, zwei Wege in die Praxis

Eine Richtlinie richtet sich an die Mitgliedstaaten. Sie gibt ein Ziel vor, das jeder Mitgliedstaat in eigenes Recht überführt. Der Text, mit dem ein Hersteller in der Praxis arbeitet, ist deshalb bei einer Richtlinie nie der Richtlinientext selbst, sondern die nationale Umsetzung. Daraus ergeben sich zwei bekannte Effekte: Der Zeitpunkt, ab dem eine Anforderung gilt, liegt in jedem Mitgliedstaat etwas anders, und der Wortlaut unterscheidet sich in Nuancen, weil Umsetzung immer auch Übersetzung in eine vorhandene Rechtsordnung ist.

Eine Verordnung überspringt diesen Schritt. Sie gilt in allen Mitgliedstaaten unmittelbar und in derselben Fassung. Für die technische Dokumentation heißt das: Der maßgebliche Text ist der Verordnungstext, in der jeweiligen Sprachfassung des Amtsblatts. Es gibt keine nationale Fassung, auf die man warten oder in der man nachsehen müsste, welche Formulierung der Gesetzgeber gewählt hat.

Für die Planung ist das eine Vereinfachung und zugleich eine Verschärfung. Eine Vereinfachung, weil ein Hersteller, der in mehrere Mitgliedstaaten liefert, nicht mehr abgleichen muss, ob eine Anforderung in Frankreich anders formuliert ist als in Deutschland. Eine Verschärfung, weil der Stichtag überall zugleich wirkt und kein nationaler Umsetzungsverzug ihn nach hinten schiebt. Wer seine Umstellung an einem Termin ausrichten will, findet eine daran orientierte Aufstellung in der Checkliste vor dem 20. Januar 2027.

Was sich für die Betriebsanleitung tatsächlich ändert

Die sichtbarste Änderung betrifft die Form. Artikel 10 Absatz 7 der Verordnung lässt die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung ausdrücklich zu und knüpft daran Bedingungen: Der Hersteller muss angeben, wie die digital bereitgestellte Anleitung erreichbar ist, sie muss in einem Format vorliegen, das sich herunterladen, speichern und ausdrucken lässt, und sie muss über den in der Verordnung genannten Zeitraum zugänglich bleiben.

Diese drei Bedingungen sind die eigentliche Neuerung, und sie sind technischer Natur, nicht redaktioneller. Eine Anleitung, die den Anhang III erfüllt, erfüllt noch nicht Artikel 10 Absatz 7, wenn die Adresse, unter der sie liegt, in drei Jahren nicht mehr antwortet. Umgekehrt macht eine dauerhaft erreichbare Adresse keine unvollständige Anleitung vollständig. Die Aufschlüsselung der einzelnen Bedingungen steht unter Was Artikel 10 Absatz 7 konkret verlangt.

Ein Vergleich mit der bisherigen Lage ist an dieser Stelle nur eingeschränkt möglich, wenn man sich auf den Verordnungstext stützt. Dass die Verordnung die digitale Bereitstellung ausdrücklich regelt, ergibt sich aus ihrem eigenen Text. Welche Form die Richtlinie 2006/42/EG verlangte, ergibt sich nicht daraus.

Was gleich bleibt: der Inhalt der Anleitung

Die inhaltlichen Anforderungen an die Betriebsanleitung ergeben sich aus Anhang III der Verordnung. Dort ist geregelt, welche Angaben eine Anleitung enthalten muss, damit die Maschine bestimmungsgemäß, sicher und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwendet werden kann. Diese Ebene ist von der Frage der Bereitstellungsform unabhängig.

Praktisch bedeutet das eine klare Arbeitsteilung in der Umstellung. Die technische Redaktion prüft den Inhalt gegen Anhang III, unabhängig davon, ob das Ergebnis später als PDF, als Webseite oder gedruckt ausgeliefert wird. Die Konstruktion und die IT prüfen die Bereitstellung gegen Artikel 10 Absatz 7, unabhängig davon, was im Dokument steht. Wer beide Prüfungen in einem Arbeitspaket zusammenfasst, verliert typischerweise die zweite: Sie wirkt gegenüber der inhaltlichen Arbeit wie eine Formalie und wandert ans Ende der Liste.

Zwei weitere Punkte bleiben unverändert und werden trotzdem regelmäßig als neu behandelt. Erstens muss die Anleitung die Maschine beschreiben, die tatsächlich ausgeliefert wurde, und nicht eine spätere Ausführung. Zweitens muss sie im Zeitpunkt der Bereitstellung vollständig sein und nicht erst später vervollständigt werden.

Papierfassung und Sprache

Zur digitalen Bereitstellung gehört nach Artikel 10 Absatz 7 ein Anspruch des Nutzers auf eine Fassung in Papierform. Die Verordnung verknüpft die Zulassung der digitalen Form also mit einer Rückfallebene, die der Hersteller vorhalten muss.

Für die Praxis heißt das, dass ein Druckprozess nicht ersatzlos entfällt, sondern von einem Serienprozess zu einem Ausnahmeprozess wird. Statt jeder Maschine ein gedrucktes Exemplar beizulegen, muss der Hersteller in der Lage sein, auf Anfrage ein Exemplar zu erstellen und zu versenden. Das ist organisatorisch etwas anderes: Es braucht eine Stelle, die Anfragen entgegennimmt, und einen Zugriff auf genau die Fassung, die zu der betreffenden Maschine gehört. Welche Konstellationen darüber hinaus eine gedruckte Beigabe verlangen, ist unter Wann bleibt Papier trotzdem Pflicht? behandelt.

Die Sprachfrage bleibt ebenfalls bestehen und wird durch die Digitalisierung eher aufwendiger als einfacher, weil jede Sprachfassung eine eigene dauerhaft erreichbare Adresse benötigt. Die Anforderungen dazu sind unter Sprachanforderungen beschrieben.

Was die unmittelbare Geltung organisatorisch bedeutet

Die unmittelbare Geltung wirkt sich weniger auf den Text der Anleitung aus als auf die Art, wie ein Unternehmen sich vorbereitet. Drei Punkte fallen dabei regelmäßig auf.

• Kein Wartezustand. Es gibt keinen nationalen Umsetzungsakt, dessen

Veröffentlichung man abwarten könnte, bevor man mit der Umstellung beginnt. Der maßgebliche Text liegt seit der Veröffentlichung im Amtsblatt vor.

• Ein Stichtag für alle Zielmärkte. Wer in mehrere Mitgliedstaaten liefert,

braucht keine länderweise Terminplanung für die Anforderungen der Verordnung selbst. Die Sprachfassungen bleiben davon unberührt.

• Der Verordnungstext ist die Arbeitsgrundlage. Interne Vorgaben,

Prüflisten und Freigabekriterien lassen sich unmittelbar an Artikelnummern und Anhangsziffern hängen, ohne Umweg über eine nationale Nummerierung.

Die Verordnung verschiebt den Aufwand von der Rechtsbeobachtung zur

technischen Umsetzung. Was zu tun ist, steht fest. Offen ist, wer es tut und

wie lange es hält.

Rechenbeispiel: der Umstellungsaufwand

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte Annahmen und stammen nicht aus einer Erhebung. Sie dienen ausschließlich dazu, die Größenordnung der Aufgabe sichtbar zu machen, und sind durch Ihre eigenen Werte zu ersetzen.

Angenommen, ein Hersteller führt sechs Baureihen, liefert in drei Sprachfassungen aus und veranschlagt für die inhaltliche Prüfung einer Anleitung gegen Anhang III jeweils zwölf Stunden je Baureihe, unabhängig von der Sprache. Angenommen weiter, für jede einzelne Sprachfassung fallen zwei Stunden für Anpassung und Freigabe an, und die technische Einrichtung der Bereitstellung, also Adressvergabe, Ablage und Prüfung der Erreichbarkeit, schlägt mit einer Stunde je Dokument zu Buche.

Rund einhundertsechsundzwanzig Stunden verteilen sich in diesem Beispiel auf etwa drei Personenwochen. Entscheidend ist weniger die Summe als ihre Verteilung: Etwa die Hälfte des Aufwands entfällt auf die inhaltliche Prüfung, die einmalig ist, und die andere Hälfte auf Arbeiten, die sich bei jeder Revision und bei jeder neuen Baureihe wiederholen. Der wiederkehrende Anteil bestimmt, ob die Umstellung dauerhaft trägt.

Was daraus für die Umstellung folgt

Aus dem Vergleich der beiden Rechtsakte ergibt sich eine überschaubare Liste von Konsequenzen für die tägliche Arbeit.

1. Führen Sie die inhaltliche Prüfung gegen Anhang III und die Prüfung der

Bereitstellung gegen Artikel 10 Absatz 7 als getrennte Arbeitspakete mit getrennten Verantwortlichen.

1. Legen Sie fest, welche Adresse auf dem Typenschild steht, bevor die erste

Maschine mit dieser Prägung das Haus verlässt. Eine Adresse auf Metall lässt sich später nicht korrigieren.

1. Trennen Sie den Namensraum dieser Adressen von der Marketing-Website, damit

ein Relaunch die Erreichbarkeit nicht als Nebenwirkung beendet. Was das technisch bedeutet, steht unter Zehn Jahre Verfügbarkeit.

1. Richten Sie einen Prozess für Anfragen nach einer Papierfassung ein, der

auf die zur jeweiligen Maschine gehörende Fassung zugreift.

1. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die ausgegebenen Adressen noch

antworten, und halten Sie das Ergebnis fest. Ein solcher Nachweis ist keine gesetzliche Anforderung, sondern eine praktische Absicherung: Er zeigt, dass die Erreichbarkeit nicht nur behauptet, sondern beobachtet wurde.

Die Punkte eins, zwei und vier lassen sich intern lösen, weil sie an Rollen hängen, die es ohnehin gibt. Die Punkte drei und fünf sind Daueraufgaben über einen Zeitraum, der länger ist als die übliche Lebensdauer eines Content-Management-Systems. Sie lassen sich intern mit einem eigenen Namensraum und einer festen Zuständigkeit abbilden oder auslagern, etwa an ManualHost.

Zusammenfassung

Der Übergang von der Maschinenrichtlinie zur Maschinenverordnung ist für die Betriebsanleitung kein inhaltlicher Neuanfang. Die Anforderungen an das, was in einer Anleitung stehen muss, ergeben sich weiterhin aus einem Anhang, und eine sorgfältig erstellte Dokumentation bleibt in ihrer Substanz brauchbar.

Neu ist zweierlei. Erstens gilt die Verordnung unmittelbar, also ohne nationalen Umsetzungsschritt und zum selben Zeitpunkt in allen Mitgliedstaaten. Zweitens regelt Artikel 10 Absatz 7 die digitale Bereitstellung ausdrücklich und knüpft sie an Bedingungen, die technischer und organisatorischer Natur sind: Auffindbarkeit, ein Format zum Speichern und Drucken, dauerhafte Zugänglichkeit und eine Papierfassung auf Verlangen. Der eigentliche Aufwand der Umstellung liegt damit nicht in der Redaktion, sondern in der Zusage, dass eine einmal vergebene Adresse über die Lebensdauer der Maschine hinweg antwortet.