Wann bleibt Papier trotzdem Pflicht?

Die Verordnung (EU) 2023/1230 wird in Vorträgen und Fachbeiträgen gern auf einen Satz verkürzt: Die Betriebsanleitung darf digital bereitgestellt werden, das gedruckte Handbuch entfällt. Der erste Halbsatz stimmt. Der zweite ist eine Verkürzung, die im Verordnungstext keine Entsprechung hat. Artikel 10 Absatz 7 erlaubt die digitale Bereitstellung und benennt im selben Absatz Fälle, in denen eine gedruckte Fassung weiterhin auszuliefern oder auf Verlangen nachzuliefern ist.

Für die Planung im Haus ist das die wichtigere Hälfte. Wer die Umstellung so plant, dass am Ende kein Druckprozess mehr existiert, baut eine Lücke ein, die erst auffällt, wenn der erste Kunde eine gedruckte Fassung verlangt oder wenn eine Baureihe in den Vertrieb an nicht berufsmäßige Nutzer geht. Dieser Beitrag geht die Fälle durch, die der Verordnungstext benennt, und beschreibt, was jeder davon im Ablauf zwischen Vertrieb, technischer Redaktion und Versand auslöst.

Die Erlaubnis ist an Fälle gebunden, nicht an eine Entscheidung des Herstellers

Artikel 10 Absatz 7 ist als Erlaubnis formuliert. Der Hersteller darf die Betriebsanleitung digital bereitstellen, wenn er die dort genannten Bedingungen erfüllt: Angabe des Zugangswegs an der Maschine, ein Format, das Ausdruck und Speicherung erlaubt, und Zugänglichkeit über den in der Verordnung genannten Zeitraum. Diese drei Bedingungen sind an anderer Stelle ausführlich behandelt, unter Was Artikel 10 Absatz 7 konkret verlangt.

Der Absatz endet dort aber nicht. Er benennt anschließend Konstellationen, in denen Papier bleibt. Diese Konstellationen hängen nicht davon ab, wie der Hersteller sich entschieden hat, sondern davon, an wen die Maschine geht und was der Käufer verlangt. Das ist der entscheidende Unterschied zur bisherigen Diskussion: Die Papierfrage ist nicht abschließend im Projekt "Digitalisierung der Dokumentation" zu klären, sondern begleitet jeden einzelnen Auftrag.

Fall 1: Maschinen, die nicht berufsmäßige Nutzer erreichen

Der erste Fall betrifft die Nutzergruppe. Ist eine Maschine für nicht berufsmäßige Nutzer bestimmt oder kann sie unter vernünftigerweise vorhersehbaren Bedingungen von solchen Nutzern verwendet werden, auch wenn sie dafür nicht bestimmt ist, verlangt der Verordnungstext eine gedruckte Beigabe. Sie umfasst nicht die gesamte Betriebsanleitung, sondern die Sicherheitsinformationen, die für die Inbetriebnahme und die sichere Verwendung wesentlich sind.

Zwei Punkte daran verdienen Aufmerksamkeit.

Erstens greift der Fall nicht erst bei einer ausdrücklichen Zweckbestimmung für Verbraucher. Der Text stellt auf die vernünftigerweise vorhersehbare Verwendung ab. Das ist eine Bewertung, die im Rahmen der Risikobeurteilung ohnehin getroffen wird, aber sie wird jetzt zusätzlich zu einer Weichenstellung für die Dokumentation. Ein Hersteller, der Kleinmaschinen über Händler vertreibt, ohne die Endabnehmer zu kennen, muss diese Bewertung bewusst treffen und festhalten.

Zweitens ist der Umfang begrenzt. Verlangt ist nicht das vollständige Handbuch auf Papier, sondern der sicherheitsrelevante Teil. Das entlastet den Druckumfang, erzeugt aber eine redaktionelle Aufgabe, die vorher nicht bestand: Es muss ein eigenes, in sich verständliches Dokument geben, das aus der vollständigen Anleitung abgeleitet ist und ohne diese auskommt.

Fall 2: die gedruckte Fassung auf Verlangen

Der zweite Fall ist unabhängig von der Nutzergruppe. Der Verordnungstext sieht vor, dass der Hersteller die Betriebsanleitung auf Verlangen des Nutzers in Papierform zur Verfügung stellt, unentgeltlich und innerhalb einer im Text genannten Frist. Das Verlangen ist an den Zeitpunkt des Kaufs geknüpft.

Aus dieser Regelung folgen drei Anforderungen an den Ablauf, die untereinander zusammenhängen.

• Das Verlangen muss erfasst werden. Es entsteht im Vertrieb, oft mündlich

oder in einer Bestellzeile, und es muss von dort in einen Prozess gelangen, der Wochen später eine Lieferung auslöst. Ohne festes Feld im Auftragskopf geht es verloren.

• Die Frist muss laufen. Ab dem Verlangen läuft ein definierter Zeitraum. Wer

ihn überwacht, ist eine Zuständigkeitsfrage, keine technische.

• Die druckfähige Fassung muss existieren. Sie muss zum Auftrag passen, also

zu der Anleitungsversion, die für die konkrete Maschine gilt, und nicht zur neuesten Fassung im Redaktionssystem.

Der dritte Punkt ist der unangenehmste, weil er die Lieferung in die Vergangenheit zwingt. Wird eine Anleitung zwischen Auftragseingang und Auslieferung überarbeitet, muss beim Druck klar sein, welche Fassung zu dieser Maschine gehört. Eine Zuordnung von Anleitungsversionen zu Seriennummernbereichen ist dafür der praktikable Weg. Sie ist keine gesetzliche Vorgabe, sondern eine praktische Absicherung, die verhindert, dass ein Kunde eine Papierfassung erhält, die eine andere Maschinenkonfiguration beschreibt.

Der Unterschied zwischen Sicherheitsinformation und vollständiger Anleitung

Die beiden Fälle unterscheiden sich im Umfang, und dieser Unterschied ist im Redaktionsplan sichtbar zu machen. Fall 1 verlangt einen sicherheitsrelevanten Auszug, Fall 2 die Anleitung selbst. Was inhaltlich in die Betriebsanleitung gehört, ergibt sich nicht aus Artikel 10, sondern aus Anhang III. Artikel 10 Absatz 7 regelt allein die Form der Bereitstellung.

Praktisch bedeutet das zwei Ausgabestände aus einer Quelle:

Wer die Dokumentation als einzelne Textdatei je Baureihe pflegt, muss den Sicherheitsauszug als zweites Dokument führen und bei jeder Änderung mitziehen. Wer modular arbeitet, kann ihn als eigene Ausgabe aus denselben Bausteinen erzeugen. Für kleinere Häuser ohne Redaktionssystem ist der pragmatische Weg meist ein fest umrissener Abschnitt in der Quelldatei, der sich gezielt allein ausgeben lässt. Was dafür an Werkzeug nötig ist, steht unter Digitale Betriebsanleitung ohne Redaktionssystem.

Sprache, Zustellung und die Frage, wer den Druck auslöst

Die Papierfassung unterliegt denselben Sprachanforderungen wie die digitale. Der Sicherheitsauszug nach Fall 1 muss also in der Sprache des Mitgliedstaats vorliegen, in dem die Maschine in Verkehr gebracht wird, und dasselbe gilt für die auf Verlangen gedruckte Anleitung. Wer in acht Länder liefert, hält damit acht druckfähige Sprachfassungen des Auszugs vor, unabhängig davon, ob je eine davon angefordert wird. Die Einzelheiten dazu sind unter Sprachanforderungen beschrieben.

Bei der Zustellung gilt es, eine stille Annahme zu vermeiden. Die Papierfassung auf Verlangen geht nicht zwingend mit der Maschine mit. Sie kann zeitlich auseinanderfallen, weil das Verlangen an den Kauf geknüpft ist und die Lieferung der Maschine später erfolgt. Für den Versand heißt das, dass ein Dokumentenversand unabhängig vom Maschinenversand möglich sein muss, mit eigener Adresse und eigener Nachverfolgung.

Nicht geregelt ist im Verordnungstext, wie der Kunde von der Möglichkeit erfährt, eine Papierfassung zu verlangen. Ein Hinweis im Angebot oder in der Auftragsbestätigung ist deshalb eine Umsetzungsentscheidung, keine Vorgabe. Er hat den praktischen Vorteil, dass das Verlangen im Auftragsdokument entsteht und nicht in einem Telefonat, das niemand notiert.

Ein Rechenbeispiel zur Vorhaltung

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte Annahmen und stammen nicht aus einer Erhebung. Sie sollen nur die Größenordnung der Vorhaltung sichtbar machen.

Angenommen, ein Hersteller führt sechs Baureihen, von denen zwei unter Fall 1 fallen. Angenommen weiter, es wird in fünf Sprachen ausgeliefert, und jede Anleitung wird einmal im Jahr überarbeitet.

Vierzig Dokumente pro Jahr, die druckfähig bleiben müssen, sind keine große Datenmenge, aber sie erzeugen eine wiederkehrende Pflegelast. Die Kostenseite dieser Vorhaltung ist unter Was kostet gedruckte Dokumentation wirklich mit einem eigenen Rechenbeispiel aufgeschlüsselt.

Was sich im Ablauf ändern muss

Die digitale Bereitstellung verschiebt Arbeit, sie beseitigt sie nicht. Drei Stellen im Haus sind betroffen.

Im Vertrieb entsteht ein neues Datenfeld. Das Verlangen nach einer Papierfassung muss im Auftrag erfassbar sein und in die Auftragsabwicklung durchlaufen. Ein Freitextfeld genügt dafür nicht, weil es nicht auswertbar ist.

In der technischen Redaktion entsteht ein zweiter Ausgabestand. Der Sicherheitsauszug ist kein Nebenprodukt, sondern ein eigenständiges Dokument mit eigener Freigabe. Er muss bei jeder Änderung der Vollanleitung mitgeprüft werden, und er muss ohne die Vollanleitung verständlich bleiben.

In der Auftragsabwicklung entsteht eine Frist. Sie beginnt mit dem Verlangen und endet unabhängig davon, ob die Maschine bereits ausgeliefert ist. Wer sie überwacht und wer den Druck auslöst, gehört in dieselbe Verfahrensanweisung, in der auch der digitale Zugangsweg festgelegt ist. Für Häuser, die überwiegend Einzelmaschinen bauen, ist der Aufwand pro Auftrag höher als bei Serienfertigung; die Besonderheiten dafür sind unter Digitale Anleitungen im Sondermaschinenbau beschrieben.

Der digitale Teil der Aufgabe, also die dauerhaft erreichbare Adresse hinter dem QR-Code, lässt sich intern lösen oder auslagern, etwa an ManualHost. Der Papierteil bleibt in jedem Fall im Haus, weil er an Auftragsdaten hängt, die kein externer Dienst kennt.

Zusammenfassung

Die Verordnung (EU) 2023/1230 erlaubt die digitale Betriebsanleitung und behält zugleich zwei Papierfälle bei. Der erste knüpft an die Nutzergruppe an und verlangt eine gedruckte Beigabe der wesentlichen Sicherheitsinformationen, wenn nicht berufsmäßige Nutzer die Maschine verwenden oder vernünftigerweise vorhersehbar verwenden können. Der zweite knüpft an das Verlangen des Käufers an und verlangt die vollständige Anleitung in Papierform, unentgeltlich und innerhalb der im Text genannten Frist.

Beide Fälle sind keine Randerscheinungen der Dokumentation, sondern Bestandteile der Auftragsabwicklung. Wer die Umstellung plant, sollte deshalb nicht nur die Adresse hinter dem QR-Code festlegen, sondern auch bestimmen, wo das Verlangen erfasst wird, wer die Frist überwacht, welche Anleitungsversion zu einem Auftrag gehört und wer den Sicherheitsauszug in allen benötigten Sprachen aktuell hält. Diese vier Festlegungen kosten wenig Zeit, solange sie vor der ersten Auslieferung getroffen werden.