Betriebsanleitung hinter einem Login: warum das nicht zulässig ist

In vielen Maschinenbauunternehmen existiert bereits ein Kundenportal. Dort liegen Serviceverträge, Ersatzteillisten, Wartungspläne und häufig auch die Betriebsanleitungen. Wenn die digitale Bereitstellung nach der Maschinenverordnung ansteht, liegt es nahe, den QR-Code auf dem Typenschild auf genau dieses Portal zeigen zu lassen. Der Bestand ist gepflegt, die Zugriffsrechte sind geregelt, und der Vertrieb sieht, wer welche Unterlagen abruft.

Diese Lösung trägt nicht. Der Grund liegt nicht in der Qualität des Portals, sondern in der Person, an die sich die Betriebsanleitung richtet, und in dem Zeitpunkt, zu dem sie gebraucht wird.

Was der Verordnungstext zur Bereitstellung sagt

Die Verordnung (EU) 2023/1230 lässt die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung ausdrücklich zu. Artikel 10 Absatz 7 verbindet diese Möglichkeit mit mehreren Bedingungen: Der Hersteller gibt an, wie die digital bereitgestellte Anleitung erreichbar ist, die Anleitung liegt in einem Format vor, das der Nutzer ausdrucken und speichern kann, und sie bleibt über den in der Verordnung genannten Zeitraum zugänglich.

Der Text spricht von einer Anleitung, die zugänglich ist. Er nennt keine Voraussetzung, die der Nutzer erfüllen müsste, bevor die Zugänglichkeit eintritt: keine Registrierung, keine Vertragsbeziehung, keine Identifikation. Eine Aufschlüsselung der einzelnen Bedingungen steht in Was Artikel 10 Absatz 7 konkret verlangt.

Hinzu kommt die Regelung, dass der Nutzer eine Papierfassung verlangen kann und diese kostenlos erhält. Auch diese Regelung setzt keine Kontoinhaberschaft voraus. Wer die Anleitung digital erreichbar hält, sollte die Papierfassung als Teil desselben Prozesses mitdenken; die Einzelheiten dazu stehen unter Wann bleibt Papier trotzdem Pflicht.

Der Nutzer ist nicht der Vertragspartner

Der entscheidende Punkt ist begrifflich. Ein Kundenportal kennt Kunden. Die Betriebsanleitung richtet sich an denjenigen, der mit der Maschine arbeitet, sie instand hält oder sie außer Betrieb nimmt. Diese beiden Gruppen fallen im Maschinenbau regelmäßig auseinander:

• Die Maschine wird weiterverkauft. Der Zweitbesitzer war nie Kunde des

Herstellers und hat kein Konto.

• Die Maschine wird vermietet oder geleast. Der Vertragspartner ist die

Leasinggesellschaft, bedient wird sie in einem anderen Betrieb.

• Instandhaltung ist an eine externe Servicefirma vergeben. Deren Techniker

arbeitet an Maschinen mehrerer Hersteller und hat für keinen davon Zugangsdaten dabei.

• Die Maschine ist Teil einer Gesamtanlage, die ein Anlagenbauer geliefert hat.

Der Betreiber kennt den Namen des Maschinenherstellers, aber keine Vertragsnummer.

• Der Bediener ist Leiharbeitnehmer oder in der Nachtschicht der Einzige vor Ort.

In all diesen Fällen ist die Person, die die Anleitung braucht, für das Portal unbekannt. Das Konto löst das Problem nicht, sondern verschiebt es auf eine Organisation, die im Moment des Bedarfs nicht erreichbar ist.

Dazu kommt der Zeitpunkt. Die Anleitung wird gebraucht, wenn eine Störung vorliegt, wenn eine Schutzeinrichtung ausgelöst hat oder wenn ein Wartungsschritt ansteht, den jemand zum ersten Mal ausführt. Das ist selten während der Bürozeiten der Person, die im Portal Berechtigungen vergibt.

Warum das Portal in der Praxis scheitert

Auch unabhängig von der rechtlichen Bewertung verhält sich ein Portal an der Maschine anders als am Schreibtisch. Die typischen Abbruchstellen sind bekannt:

• Die Registrierung muss vom Vertrieb freigeschaltet werden. Das dauert Stunden

oder Tage.

• Das Passwort ist an eine E-Mail-Adresse gebunden. Der Kollege, auf den das

Konto lief, ist nicht mehr im Unternehmen, und die Adresse ist abgeschaltet.

• Die Sitzung läuft ab, während der Techniker in der Halle steht. Die erneute

Anmeldung erfordert einen zweiten Faktor, der im Firmennetz liegt.

• Das Portal ist an ein Identitätssystem angebunden, das ein Wartungsfenster hat.
• Die Anmeldeseite setzt Skripte und Cookies voraus, die auf einem älteren

Terminal in der Fertigung blockiert sind.

• Der Empfang in der Halle reicht für einen Aufruf, aber nicht für einen

mehrstufigen Anmeldevorgang mit Weiterleitungen.

Jede dieser Stellen ist im Alltag eines Portals normal. Für eine Website mit Preislisten sind sie unproblematisch. Für ein Dokument, das im Störungsfall gebraucht wird, sind sie es nicht. Dieselbe Beobachtung gilt für die Adressbeständigkeit über lange Zeiträume, die unter Zehn Jahre Verfügbarkeit beschrieben ist: Ein System, das laufend weiterentwickelt wird, ist ein schlechter Ort für eine Adresse, die auf Metall geprägt wurde.

Wo eine Hürde beginnt und wo nicht

Zwischen einem vollwertigen Benutzerkonto und einem freien Download liegen Zwischenformen. Die folgende Einordnung beschreibt, wie stark die jeweilige Konstruktion den Zugriff verzögert oder verhindert. Sie ersetzt keine Prüfung am Verordnungstext im Einzelfall.

Die letzte Zeile unterscheidet sich der Art nach von den übrigen. Eine lange, zufällig erzeugte Adresse, die auf dem Typenschild steht, verlangt vom Nutzer nichts: Er scannt den Code und erhält das Dokument. Die Adresse reist mit der Maschine mit und ist damit für jeden verfügbar, der vor ihr steht. Das ist technisch etwas anderes als eine Anmeldung, auch wenn beides den Zugriff für Unbeteiligte erschwert.

Ersatzteilkataloge und anderes geschütztes Material

Der berechtigte Kern des Portalgedankens bleibt bestehen. Nicht jedes Dokument, das ein Hersteller zu einer Maschine führt, ist Betriebsanleitung im Sinne der Verordnung. Anhang III legt fest, welche Angaben die Betriebsanleitung enthalten muss. Was darüber hinausgeht, unterliegt dieser Anforderung nicht und kann weiterhin an eine Anmeldung gebunden werden.

Daraus ergibt sich eine Zweiteilung, die sich technisch sauber abbilden lässt.

Frei erreichbar, ohne Anmeldung:

• die vollständige Betriebsanleitung in den erforderlichen Sprachfassungen
• alle Angaben, die Anhang III der Anleitung zuweist
• die Angabe, wie die Anleitung erreichbar ist, und der Hinweis auf die

Papierfassung

Weiterhin hinter Anmeldung möglich:

• Ersatzteilkataloge mit Preisen, Verfügbarkeiten und Bestellfunktion
• kaufmännische Unterlagen, Rahmenverträge, Serviceverträge
• Konstruktionsdaten, CAD-Modelle, Stücklisten für Zulieferer
• Software, Firmware, Steuerungsprojekte und Lizenzschlüssel
• Schulungsunterlagen und Zertifikatsverwaltung

Die Trennlinie verläuft nicht zwischen Dokumenttypen, sondern zwischen Inhalten. Ein Ersatzteilkatalog darf hinter einer Anmeldung liegen. Eine Angabe, die Anhang III der Betriebsanleitung zuweist, darf nicht dadurch geschützt werden, dass sie ausschließlich in diesem Katalog steht. Der praktisch wichtigste Fehler ist deshalb nicht das Portal selbst, sondern der Verweis: Eine frei erreichbare Anleitung, die für einen Teil ihres Pflichtinhalts auf das Serviceportal verweist, ist an dieser Stelle unvollständig.

Die Umstellung eines bestehenden Portals

Der Aufwand ist überschaubar, wenn die Trennung vor der Migration festgelegt wird und nicht danach. Ein gangbarer Ablauf in vier Schritten:

1. Bestand sichten. Jedes Dokument im Portal wird einer der beiden Klassen

zugeordnet. Dokumente, die beides enthalten, also Pflichtinhalt und geschütztes Material, werden getrennt oder vollständig freigegeben.

1. Adressraum festlegen. Die frei erreichbaren Anleitungen bekommen einen

eigenen, stabilen Namensraum außerhalb der Portalanwendung. Er darf keine Sitzung, keine Weiterleitung und keinen Zustimmungsdialog voraussetzen. Zu den Anforderungen an diesen Namensraum siehe PDF auf der eigenen Website.

1. Portal verlinken, nicht umgekehrt. Aus der frei erreichbaren Anleitung

heraus kann auf das Portal verwiesen werden, etwa für die Ersatzteilbestellung. Umgekehrt darf der Pflichtinhalt nicht im Portal enden.

1. Sprachfassungen mitnehmen. Die Auswahl der Sprache muss ohne Anmeldung

funktionieren; die Anforderungen dazu stehen unter Sprachanforderungen.

Was dabei häufig unterschätzt wird, ist der Verlust an Auswertbarkeit. Wer die Anleitung freigibt, weiß nicht mehr, welcher Kunde sie wann abgerufen hat. Diese Information war für den Vertrieb oft der eigentliche Grund für das Portal. Sie lässt sich nicht erhalten, ohne genau die Hürde wiedereinzuführen, um die es hier geht.

Prüfung des eigenen Bestands

Ob eine Anleitung wirklich ohne Hürde erreichbar ist, lässt sich am Entwicklerrechner schlecht feststellen, weil dort meist eine gültige Sitzung besteht. Eine belastbare Prüfung sieht anders aus. Sie ist keine gesetzliche Anforderung, sondern eine praktische Absicherung, und sie kostet wenig:

• Aufruf in einem privaten Browserfenster, ohne gespeicherte Anmeldung
• Aufruf über ein Mobilfunknetz statt über das Firmennetz
• Aufruf ohne Zustimmung zu optionalen Cookies
• Aufruf von einem Gerät außerhalb des Unternehmensnetzes und, wenn möglich, aus

einem anderen Land

• Prüfung, ob die Datei sich herunterladen und drucken lässt, nicht nur anzeigen
• Prüfung, ob nach dem Aufruf tatsächlich die Fassung erscheint, die zur

gelieferten Maschine gehört

Sinnvoll ist, diese Prüfung nicht einmalig durchzuführen, sondern regelmäßig und automatisiert, mit einem Ergebnis, das an eine feste Rolle im Unternehmen geht. Ein Portalumbau, eine geänderte Zugriffsregel oder ein neu eingeführter Zustimmungsdialog fallen sonst erst dann auf, wenn ein Techniker vor der Maschine steht. Diese Aufgabe lässt sich intern abbilden oder auslagern, etwa an ManualHost, dessen Zweck genau in der Beständigkeit und freien Erreichbarkeit solcher Adressen liegt.

Zusammenfassung

Die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung ist nach Artikel 10 Absatz 7 zulässig. Sie verlangt jedoch Zugänglichkeit, und Zugänglichkeit bezieht sich auf den Nutzer der Maschine, nicht auf den Vertragspartner des Herstellers. Ein Kundenportal kennt nur den Vertragspartner und versagt genau in den Fällen, die im Maschinenbau die Regel sind: Weiterverkauf, Vermietung, externe Instandhaltung, Anlagenbau, Schichtbetrieb.

Der Ausweg ist keine Aufgabe des Portals, sondern eine Trennung der Inhalte. Der Pflichtinhalt nach Anhang III liegt frei erreichbar unter einer stabilen Adresse. Kaufmännische Daten, Bestellfunktionen, Software und Konstruktionsunterlagen bleiben geschützt. Entscheidend ist, dass kein Pflichtinhalt auf die geschützte Seite der Linie rutscht, auch nicht über einen Verweis.