Seriennummern und Versionen: welche Anleitung gehört zu welcher Maschine?

Ein Typenschild trägt eine Adresse, und diese Adresse ist ab dem Moment der Prägung unveränderlich. Die Maschine dagegen verändert sich, jedenfalls als Baureihe: Ein Sensor wird durch ein anderes Fabrikat ersetzt, eine Schutztür bekommt eine zweite Verriegelung, die Steuerung erhält ein Softwareupdate mit neuer Bedienlogik. Für die Konstruktion sind das Änderungen im laufenden Betrieb. Für die Dokumentation entsteht daraus eine Frage, die sich mit einer einzigen festen Adresse nicht beantworten lässt: Welche Fassung der Betriebsanleitung gehört zu der Maschine, vor der ein Techniker gerade steht?

Was der Verordnungstext dazu sagt und was nicht

Die Verordnung (EU) 2023/1230 lässt die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung zu. Artikel 10 Absatz 7 knüpft daran mehrere Bedingungen: Der Hersteller muss angeben, wie die digital bereitgestellte Anleitung erreichbar ist, die Anleitung muss in einem Format vorliegen, das sich ausdrucken und speichern lässt, und sie muss über den in der Verordnung genannten Zeitraum zugänglich bleiben.

Ebenso wichtig ist, was der Text an dieser Stelle nicht enthält. Er schreibt kein Verfahren vor, mit dem eine Anleitungsfassung einer einzelnen ausgelieferten Maschine zugeordnet wird. Er nennt keine Seriennummernbereiche, keine Versionsnummern für Dokumente und keine Struktur für die Adresse hinter dem QR-Code. Anhang III regelt, welche Angaben eine Betriebsanleitung enthalten muss und welche Angaben die Kennzeichnung der Maschine trägt. Ob und wie daraus eine Anforderung an die Zuordnung folgt, ist eine Frage an den Verordnungstext selbst und nicht an die Praxis.

Für alles Weitere in diesem Beitrag gilt deshalb eine klare Abgrenzung. Eine Zuordnung von Anleitungsversionen zu Seriennummernbereichen ist eine praktische Absicherung, keine Rechtspflicht. Sie löst ein Problem, das im Servicefall entsteht, und sie erleichtert es, im Nachhinein zu belegen, welche Fassung mit einer bestimmten Maschine ausgeliefert wurde. Wer sie einführt, tut das aus technischen und organisatorischen Gründen, nicht weil der Verordnungstext es verlangt.

Wie mehrere Bauzustände unter dieselbe Adresse geraten

Der Ausgangspunkt ist meist harmlos. Eine Baureihe bekommt eine Adresse, die Adresse wird in das Typenschild-Layout übernommen, und die Prägestation ruft für jede Maschine dasselbe Layout auf. Solange die Baureihe unverändert bleibt, stimmt das.

Auseinander läuft es durch Ereignisse, die im Maschinenbau alltäglich sind:

• Konstruktionsänderungen im laufenden Serienbau. Ein Bauteil wird abgekündigt,

das Nachfolgeteil hat eine andere Bedienung oder andere Wartungsintervalle.

• Optionen und Varianten. Zwei Maschinen derselben Baureihe unterscheiden sich

durch eine Absaugung, eine zweite Spindel oder eine andere Steuerungsvariante.

• Sicherheitstechnische Nachbesserungen. Eine Verriegelung wird ergänzt, und

die Anleitung beschreibt danach einen anderen Zugangsablauf.

• Softwarestände. Die Bedienoberfläche ändert sich, die Menüwege in der

Anleitung stimmen für ältere Stände nicht mehr.

• Korrekturen an der Anleitung selbst. Ein Fehler in einer Drehmomentangabe

wird berichtigt, ohne dass sich an der Maschine etwas ändert.

Die ersten vier Punkte erzeugen Bauzustände, der fünfte erzeugt Dokumentstände. Beides muss auseinandergehalten werden, weil die Konsequenzen unterschiedlich sind. Eine reine Korrektur soll rückwirkend für alle betroffenen Maschinen gelten, eine Konstruktionsänderung dagegen ausdrücklich nicht. Wie mit Korrekturen und zurückgezogenen Fassungen umzugehen ist, steht in Betriebsanleitung nachträglich korrigieren.

Was im Servicefall schiefgeht

Zeigt die Adresse immer auf die neueste Fassung, bekommt der Techniker im Störungsfall die Anleitung der aktuellen Konstruktion. Das ist in den meisten Fällen unauffällig und in einigen Fällen falsch.

Der ungünstige Fall sieht so aus: Die Anleitung beschreibt eine Verriegelung, die an der Maschine vor Ort nicht verbaut ist. Der Techniker führt den beschriebenen Ablauf aus und geht davon aus, dass ein Zugang gesichert ist, der es nicht ist. Oder umgekehrt: Die aktuelle Fassung nennt ein Wartungsintervall, das für die ältere Baugruppe zu lang ist. Beide Fälle sind selten, und genau deshalb fallen sie im Alltag nicht auf. Sie fallen auf, wenn etwas passiert ist.

Ein zweiter, weniger dramatischer Effekt betrifft die Nachvollziehbarkeit. Wird eine Datei unter derselben Adresse ersetzt, lässt sich später nicht mehr zeigen, welche Fassung eine bestimmte Maschine bei Auslieferung begleitet hat. Die alte Fassung existiert dann in Backups, aber nicht mehr an der Stelle, auf die das Typenschild verweist. Dieser Punkt ist einer der Gründe, warum ein PDF unter einer einzigen festen Adresse zwar formal genügt, aber organisatorisch dünn ist; die weiteren Gründe stehen unter PDF auf der eigenen Website.

Zuordnung über Seriennummernbereiche

Die Zuordnung Maschine zu Anleitung über einzelne Seriennummern zu führen, ist möglich, aber selten nötig. In der Regel ändert sich der Bauzustand an einem Stichtag oder ab einer bestimmten Nummer, und alle Maschinen davor und danach teilen sich jeweils eine Fassung. Damit reicht eine Tabelle mit Bereichen.

Die Beispielnummern in dieser Tabelle sind frei gewählt und dienen nur der Darstellung. Wichtig ist die Struktur: In der ersten Spaltengruppe steht, welche Maschinen betroffen sind, in der letzten, welche Dokumentstände für diesen Bauzustand gültig waren. Innerhalb eines Bauzustands sind mehrere Dokumentstände normal, weil Korrekturen eingearbeitet werden, ohne dass sich die Maschine ändert. Gültig ist dann der jeweils letzte Stand einer Zeile.

Diese Tabelle ist der eigentliche Kern. Ob sie in einem Redaktionssystem, in der Warenwirtschaft oder in einer gepflegten Tabellenkalkulation liegt, ist zweitrangig, solange sie eine bekannte Zuständigkeit hat und bei jeder Konstruktionsänderung fortgeschrieben wird.

Drei Umsetzungswege im Vergleich

Für die technische Umsetzung gibt es drei gängige Wege. Sie unterscheiden sich darin, wie viel Information in das Typenschild wandert und wie viel in die Zielseite.

Weg 1: eine Adresse je Baureihe, Auswahl auf der Zielseite. Das Typenschild trägt für alle Maschinen einer Baureihe dieselbe Adresse. Die Zielseite zeigt eine Liste der Bauzustände mit Seriennummernbereichen, und der Techniker wählt anhand der Nummer auf dem Schild aus.

Weg 2: eine Adresse je Bauzustand. Ab der Umstellung wird ein neues Typenschild-Layout mit neuer Adresse verwendet. Jede Adresse führt direkt auf die für diesen Bauzustand gültige Fassung.

Weg 3: eine Adresse je Maschine. Die Seriennummer ist Teil der Adresse, und die Zielseite kennt genau eine Maschine. Das setzt voraus, dass das Typenschild je Maschine individuell erzeugt wird, was ohnehin der Fall ist, sobald die Seriennummer aufgebracht wird.

Weg 2 hat eine unangenehme Eigenschaft: Wird der Layoutwechsel in der Fertigung zu früh oder zu spät wirksam, tragen Maschinen eine Adresse, die zu ihrem tatsächlichen Bauzustand nicht passt, und der Fehler ist in Metall geprägt. Weg 1 verlagert die Entscheidung an den Punkt, an dem die Seriennummer ohnehin abgelesen wird, und verzeiht damit Fehler in der Fertigungsplanung. Weg 3 ist der sauberste, verlangt aber, dass für jede einzelne Maschine ein Datensatz und eine Adresse existieren und über Jahre gepflegt werden.

Für Baureihen mit hoher Stückzahl und wenigen Bauzuständen ist Weg 1 meist angemessen. Im Sondermaschinenbau, wo jede Maschine ohnehin ein Einzelstück mit eigener Dokumentation ist, ist Weg 3 der natürliche. Zur Gestaltung der Adresse selbst, also zu Länge, Klartextzeile und Lesbarkeit, siehe QR-Code auf dem Typenschild.

Was dafür im Betrieb festgehalten werden muss

Unabhängig vom gewählten Weg braucht die Zuordnung einen Datenbestand. Er ist klein, muss aber über die gesamte Lebensdauer der Maschinen erhalten bleiben.

1. Seriennummer und Baureihe der ausgelieferten Maschine
2. Bauzustand, dem die Maschine bei Auslieferung entsprach
3. Dokumentstand, der mit der Maschine ausgeliefert wurde, mit Datum
4. Sprachfassungen, die für diesen Dokumentstand vorliegen
5. Adresse, die auf dem Typenschild steht

Der dritte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist der wichtigste. Er ist die Verbindung zwischen einer Maschine im Feld und einer bestimmten Datei. Ohne ihn lässt sich die Zuordnung nachträglich nur rekonstruieren, und Rekonstruktionen über mehrere Jahre sind aufwendig.

Ein Rechenbeispiel zur Größenordnung, mit frei gewählten Annahmen und ohne Bezug zu einer Erhebung: Ein Hersteller führt sechs Baureihen, jede Baureihe erreicht im Betrachtungszeitraum drei Bauzustände, und je Bauzustand entstehen im Schnitt zwei Dokumentstände. Bei drei Sprachfassungen ergibt das 6 × 3 × 2 × 3 = 108 Dateien, die dauerhaft erreichbar bleiben müssen, plus eine Tabelle, die Seriennummernbereiche darauf abbildet. Verändert man die Annahmen, verschiebt sich die Zahl entsprechend; die Struktur bleibt gleich.

Grenzen der Zuordnung

Drei Fälle löst auch eine saubere Seriennummernzuordnung nicht von selbst.

Erstens Umbauten beim Betreiber. Wird eine Maschine im Feld nachgerüstet, weicht ihr tatsächlicher Zustand von dem ab, der bei Auslieferung dokumentiert wurde. Die Zuordnung zeigt dann korrekt auf den Auslieferzustand, und das ist genau das, was der Hersteller dokumentiert hat. Der neue Zustand liegt in der Verantwortungssphäre desjenigen, der den Umbau vorgenommen hat.

Zweitens Maschinen, die aus einer Baureihe stammen, deren Nummernkreis mehrfach verwendet oder umgestellt wurde. Nummernkreise sind in vielen Häusern historisch gewachsen und nicht immer eindeutig. Vor der Einführung von Bereichszuordnungen lohnt eine Prüfung, ob eine Nummer tatsächlich nur einmal vergeben wurde.

Drittens der Weiterverkauf. Wechselt eine Maschine den Besitzer, hat der neue Betreiber nur das Typenschild. Das ist kein Nachteil der Zuordnung, sondern ein Argument für sie: Die Adresse muss dann allein aus sich heraus funktionieren, ohne Zugang zu einem Kundenkonto und ohne Kontakt zum Hersteller.

Diese drei Fälle ändern nichts an der Empfehlung, wohl aber an der Erwartung. Eine Zuordnung über Seriennummernbereiche gibt Auskunft über den Auslieferzustand. Mehr verspricht sie nicht, und mehr sollte in der Dokumentation auch nicht behauptet werden.

Zusammenfassung

Der Verordnungstext verlangt, dass die Betriebsanleitung erreichbar, speicherbar und über den genannten Zeitraum zugänglich ist. Er verlangt kein Verfahren, das Anleitungsversionen einzelnen Maschinen zuordnet.

Diese Zuordnung ist trotzdem sinnvoll, weil eine feste Adresse und eine sich verändernde Baureihe sonst auseinanderlaufen. Wer die Tabelle mit Bauzuständen und Seriennummernbereichen früh anlegt, hat später eine Antwort auf die Frage, welche Fassung zu welcher Maschine gehört. Wer sie nicht anlegt, beantwortet dieselbe Frage im Schadensfall aus Backups und Lieferpapieren. Die technische Seite, also stabile Adressen und der Erhalt alter Fassungen, lässt sich intern lösen oder an einen Dienst wie ManualHost verlagern; die Tabelle selbst bleibt in jedem Fall eine Aufgabe der technischen Redaktion und der Konstruktion.