Checkliste: digitale Betriebsanleitung vor dem 20. Januar 2027

Die Umstellung auf eine digital bereitgestellte Betriebsanleitung ist kein einzelnes Projekt, sondern eine Reihe kleiner Entscheidungen, die in unterschiedlichen Abteilungen fallen und selten miteinander abgestimmt werden. Die Konstruktion legt fest, was auf das Typenschild kommt. Die technische Redaktion erzeugt das Dokument. Die IT betreibt den Server. Der Vertrieb sagt zu, in welchen Sprachen geliefert wird. Jede dieser Entscheidungen ist für sich genommen unauffällig, und genau deshalb fällt erst spät auf, wenn eine davon die anderen unbrauchbar macht.

Die folgende Liste ist als Arbeitsgrundlage gedacht: sechzehn Punkte, die vor der ersten Auslieferung mit digital bereitgestellter Anleitung geklärt sein sollten, gruppiert nach Zuständigkeit. Sie ersetzt keine juristische Prüfung des eigenen Produkts, sondern sortiert die Fragen, die dabei ohnehin gestellt werden.

Der Stichtag und was tatsächlich daran hängt

Die Verordnung (EU) 2023/1230 löst die bisherige Rechtsgrundlage ab. Der maßgebliche Zeitpunkt ist der Geltungsbeginn der Verordnung; im Maschinenbau kursiert dafür der 20. Januar 2027.

Wichtiger als das Datum selbst ist die Frage, worauf es sich bezieht. Ein Stichtag wirkt auf das Inverkehrbringen, nicht auf die Konstruktion und nicht auf den Zeitpunkt der Auftragsbestätigung. Für Häuser mit langen Durchlaufzeiten bedeutet das, dass Maschinen, die heute konstruiert werden, nach neuem Recht ausgeliefert werden können, während der Auftrag unter den alten Annahmen kalkuliert wurde. Wer Anlagen mit Vorlaufzeiten von einem Jahr oder mehr baut, sollte deshalb nicht vom Stichtag rückwärts rechnen, sondern von der ersten Auslieferung, die davon betroffen sein könnte. Ein Überblick über die Unterschiede zwischen alter und neuer Rechtsgrundlage steht unter Maschinenverordnung gegen Maschinenrichtlinie.

Teil 1: Die eigene Rechtsgrundlage klären (Punkte 1 bis 4)

Bevor eine Datei hochgeladen wird, muss feststehen, was für das eigene Produkt gilt. Diese vier Punkte gehören zur technischen Leitung und, wo vorhanden, zur Rechtsabteilung.

1. Produktabgrenzung festhalten. Für jede Baureihe schriftlich festhalten,

ob sie in den Anwendungsbereich der Verordnung fällt und in welcher Rolle das Unternehmen auftritt, etwa als Hersteller oder als Einführer. Ohne diese Zuordnung lässt sich keine der folgenden Fragen beantworten.

1. Artikel 10 Absatz 7 durchgehen und die Bedingungen einzeln abhaken. Die

Vorschrift knüpft die digitale Bereitstellung an mehrere Bedingungen, unter anderem an die Angabe, wie die Anleitung erreichbar ist, an ein Format, das Ausdrucken und Speichern erlaubt, und an einen Zeitraum der Zugänglichkeit. Jede Bedingung bekommt eine eigene Zeile mit einer Zuständigkeit. Die Einzelheiten sind unter Was Artikel 10 Absatz 7 konkret verlangt aufgeschlüsselt.

1. Anhang III getrennt prüfen. Anhang III betrifft den Inhalt der

Betriebsanleitung, Artikel 10 Absatz 7 die Form der Bereitstellung. Eine inhaltlich unvollständige Anleitung wird nicht dadurch vollständig, dass sie digital vorliegt. Beide Prüfungen laufen getrennt und werden getrennt dokumentiert.

1. Papierfälle bestimmen. Klären, in welchen Konstellationen trotz digitaler

Bereitstellung eine Fassung auf Papier mitgeliefert oder auf Verlangen nachgeliefert werden muss, und wie eine solche Anforderung im Vertrieb entgegengenommen und im Versand ausgeführt wird. Zur Einordnung siehe Wann bleibt Papier trotzdem Pflicht.

Teil 2: Das Dokument selbst (Punkte 5 bis 8)

Diese Punkte liegen bei der technischen Redaktion. Sie betreffen die Datei, die am Ende unter der Adresse liegt.

1. Format prüfen. Die bereitgestellte Fassung muss sich herunterladen,

ausdrucken und lokal speichern lassen. Praktisch heißt das: Text als Text und nicht als Scan, keine Abhängigkeit von Schriftarten oder Bildern, die erst beim Aufruf von einem fremden Server nachgeladen werden, und eine Dateigröße, die auch bei schwachem Mobilfunkempfang an der Maschine noch handhabbar ist.

1. Sprachfassungen festlegen. Für jedes Zielland festhalten, in welcher

Sprache die Anleitung bereitgestellt wird und wer die Übersetzung verantwortet. Sprachfassungen vervielfachen die Zahl der zu pflegenden Dokumente und damit die Zahl der Adressen; die Anforderungen sind unter Sprachanforderungen beschrieben.

1. Zugang ohne Schranke sicherstellen. Die Anleitung darf nicht hinter einer

Registrierung, einem Kundenkonto oder einem Servicevertrag liegen. Wer heute einen Downloadbereich mit Anmeldung betreibt, braucht dafür einen zweiten, offenen Weg. Die Begründung steht unter Betriebsanleitung hinter einem Login.

1. Versionsstand kennzeichnen. Jede Fassung trägt sichtbar eine

Versionsbezeichnung und ein Datum, und zwar im Dokument selbst, nicht nur im Dateinamen. Ein Dateiname überlebt das erste erneute Hochladen oft nicht.

Teil 3: Adresse, Typenschild und Zuordnung (Punkte 9 bis 12)

Hier treffen Konstruktion und IT aufeinander. Die Punkte in diesem Abschnitt sind die, die sich nach der Auslieferung am schlechtesten korrigieren lassen, weil ein geprägtes Typenschild nicht nachträglich geändert wird.

1. Adressraum trennen. Die Adressen, die auf Typenschilder gehen, liegen in

einem eigenen, stabilen Namensraum, der von der Marketing-Website getrennt ist und bei einem Relaunch ausdrücklich unangetastet bleibt. Die Adresse selbst bleibt nichtssagend, also ohne Produktnamen, Jahreszahlen oder Abteilungskürzel, die später nicht mehr stimmen.

1. QR-Code und Klartext gemeinsam anbringen. Ein QR-Code allein hilft

nicht, wenn das Lesegerät fehlt oder der Code beschädigt ist. Zu Platzierung, Größe und Beständigkeit auf dem Schild siehe QR-Code auf dem Typenschild.

1. Zuordnung zwischen Maschine und Fassung festlegen. Entweder bekommt jede

Seriennummer ihre eigene Adresse, oder eine Adresse je Baureihe führt auf eine Übersicht, aus der sich die passende Fassung nach Seriennummer wählen lässt. Diese Zuordnung ist keine gesetzliche Vorgabe, sondern eine praktische Absicherung: Sie verhindert, dass ein Servicetechniker vor einer älteren Maschine die Anleitung der neuesten Ausführung liest. Der Vergleich beider Wege steht unter Seriennummern und Versionen.

1. Freigabeschritt einbauen. Vor der Prägung des Typenschilds wird geprüft,

ob die Adresse tatsächlich antwortet und ob dort die richtige Fassung liegt. Dieser Schritt gehört in die Fertigungsfreigabe, nicht in eine Nebenabsprache.

Teil 4: Betrieb, Pflege und Nachweis (Punkte 13 bis 16)

Die letzten vier Punkte betreffen den Zeitraum nach der Auslieferung. Sie sind die unauffälligsten und werden am häufigsten übersehen, weil sie erst Jahre später wirken.

1. Alte Fassungen erhalten. Wird eine Anleitung überarbeitet, bleibt die

Fassung, die mit einer bereits ausgelieferten Maschine mitgegangen ist, unter ihrer Adresse erreichbar. Überschreiben ist der häufigste Weg, eine korrekte Zuordnung wieder zu zerstören.

1. Umgang mit Korrekturen regeln. Für den Fall, dass eine ausgelieferte

Fassung fehlerhaft ist, braucht es einen festgelegten Ablauf: Wer entscheidet über den Austausch, wie wird die zurückgezogene Fassung gekennzeichnet, und wie werden Betreiber informiert. Ein möglicher Ablauf ist unter Betriebsanleitung nachträglich korrigieren beschrieben.

1. Erreichbarkeit regelmäßig prüfen. Eine automatische Prüfung aller

ausgegebenen Adressen, deren Ergebnis an eine benannte Rolle geht, deckt genau die Fälle auf, die sonst erst im Servicefall sichtbar werden: geänderte Pfade, abgelaufene Zertifikate, versehentlich gelöschte Dateien. Ein solcher Nachweis ist keine gesetzliche Anforderung, sondern eine praktische Absicherung. Er dokumentiert, dass die Erreichbarkeit nicht nur behauptet, sondern beobachtet wurde.

1. Zuständigkeit und Nachfolge benennen. Für den gesamten Zeitraum, über

den die Anleitung zugänglich bleiben muss, gibt es eine benannte Rolle, nicht eine namentlich benannte Person, und eine Regelung für den Fall, dass die Domain aufgegeben oder das Unternehmen umfirmiert wird. Was das technisch bedeutet, steht unter Zehn Jahre Verfügbarkeit.

Ein Rechenbeispiel zur Zeitplanung

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte Annahmen und stammen nicht aus einer Erhebung. Sie dienen nur dazu, den Umfang der Aufgabe sichtbar zu machen.

Angenommen, ein Hersteller führt sechs Baureihen, liefert in drei Sprachfassungen aus, und die Betriebsanleitung jeder Baureihe wird im Schnitt einmal jährlich überarbeitet. Angenommen weiter, der Zeitraum, über den die Fassungen erreichbar bleiben müssen, beträgt zehn Jahre.

Einhundertachtzig Dokumente unter stabilen Adressen sind kein technisches Problem, aber eine dauerhafte organisatorische Aufgabe. Verschiebt man die Annahmen nach oben, etwa auf fünf Sprachen oder zwei Revisionen pro Jahr, wächst die Zahl entsprechend. Wer die dafür nötige Struktur nicht intern aufbauen möchte, kann sie auslagern, etwa an ManualHost; wer es intern macht, braucht dafür ein Verzeichnis, ein Prüfskript und eine feste Zuständigkeit.

Reihenfolge und typische Engstellen

Die Punkte lassen sich nicht in beliebiger Reihenfolge abarbeiten. Punkt 9 und Punkt 11 sind Vorbedingungen für alles, was danach kommt: Sobald das erste Typenschild geprägt ist, liegt die Adressstruktur fest, und eine spätere Korrektur betrifft nur noch neue Maschinen. Wer mit Punkt 5 beginnt, weil die Datei am schnellsten fertig ist, entscheidet die schwierigen Fragen implizit.

Zwei Engstellen treten regelmäßig auf. Die erste ist die Abstimmung zwischen technischer Redaktion und IT. Die Redaktion denkt in Dokumenten und Versionen, die IT in Pfaden und Servern, und die Verbindung zwischen beidem, nämlich die Frage, welche Adresse auf welches Dokument in welcher Fassung zeigt, hat oft keinen Eigentümer. Die zweite ist die Kalkulation: Die Umstellung senkt die Kosten für Druck und Versand, erzeugt aber laufenden Aufwand für Pflege und Prüfung. Eine Gegenüberstellung beider Seiten steht unter Was kostet gedruckte Dokumentation wirklich.

Der aufwendigste Teil der Umstellung ist nicht die erste Veröffentlichung.

Es ist die Zusage, dass dieselbe Adresse in zehn Jahren noch antwortet.

Für kleinere Häuser ohne Redaktionssystem gilt die Liste unverändert, nur mit schlichteren Mitteln: ein Tabellenblatt statt einer Datenbank, ein Freigabehaken in der Fertigungsmappe statt eines Workflows. Welche Mindestmittel dafür ausreichen, ist unter Digitale Betriebsanleitung ohne Redaktionssystem beschrieben. Entscheidend ist nicht der Werkzeugkasten, sondern dass jeder der sechzehn Punkte einen Namen trägt, der dafür geradesteht.