Sprachanforderungen für Betriebsanleitungen im EU-Binnenmarkt

Die Sprachfrage gilt in vielen Häusern als geklärt: Es gibt eine deutsche und eine englische Fassung, und damit ist der Export abgedeckt. Diese Rechnung geht nur auf, solange niemand nachfragt, wer die Sprache eigentlich festlegt. Die Verordnung (EU) 2023/1230 überlässt diese Entscheidung weder dem Hersteller noch dem Kunden. Sie knüpft sie an den Mitgliedstaat, in dem die Maschine auf dem Markt bereitgestellt wird. Aus dieser einen Verschiebung folgt der gesamte organisatorische Aufwand, den dieser Beitrag beschreibt.

Was der Verordnungstext zur Sprache verlangt

Die Verordnung behandelt die Sprache als Eigenschaft der Betriebsanleitung selbst, nicht als Eigenschaft ihres Bereitstellungswegs. Die Anleitung muss in einer Sprache vorliegen, die für die Nutzer verständlich ist, und diese Sprache wird von dem Mitgliedstaat bestimmt, in dem die Maschine bereitgestellt wird. Die Pflicht trifft den Hersteller und besteht unabhängig davon, ob die Anleitung gedruckt beiliegt oder digital erreichbar ist.

Zwei weitere Punkte gehören in dieselbe Betrachtung. Erstens unterscheidet der Verordnungstext zwischen der Originalfassung der Betriebsanleitung und Übersetzungen und verlangt eine entsprechende Kennzeichnung der Fassungen. Zweitens ist die EU-Konformitätserklärung ein eigenes Dokument mit eigener Sprachanforderung; sie folgt nicht automatisch der Sprachregelung für die Anleitung.

Von diesen Anforderungen unberührt bleibt der Inhalt. Anhang III bestimmt, was in einer Betriebsanleitung stehen muss. Eine Übersetzung ändert daran nichts: Fehlt ein Abschnitt in der Originalfassung, fehlt er in jeder Sprachfassung. Wer die Umstellung auf digitale Bereitstellung nutzt, um Sprachfassungen neu aufzubauen, sollte die inhaltliche Prüfung nach Anhang III getrennt von der Sprachprüfung führen.

Wer die Sprache bestimmt, und wer nicht

Der entscheidende Punkt ist die Zuständigkeit. Maßgeblich ist die Festlegung des Mitgliedstaats, in dem die Maschine bereitgestellt wird. Daraus folgen drei Konsequenzen, die im Vertrieb regelmäßig für Diskussionen sorgen.

• Die Konzernsprache des Kunden ersetzt die Festlegung nicht. Ein Betreiber, der

intern auf Englisch arbeitet, kann eine englische Fassung wünschen. Diese Zusage ist eine Kundenvereinbarung und keine Erfüllung der Sprachanforderung, wenn der Bestimmungsmitgliedstaat eine andere Sprache festlegt.

• **Legt ein Mitgliedstaat mehr als eine Sprache fest, entstehen mehrere Pflichtfassungen

für dieselbe Lieferung.** Die Zahl der Fassungen richtet sich dann nicht nach der Zahl der Zielländer, sondern nach der Zahl der festgelegten Sprachen.

• Maßgeblich ist das Zielland, nicht der Sitz des Bestellers. Bestellt eine

Einkaufsgesellschaft in einem Mitgliedstaat und wird die Maschine in einem anderen aufgestellt, ist die Zuordnung zu klären, bevor das Typenschild geprägt wird.

Praktisch heißt das: Die Sprachentscheidung fällt nicht in der technischen Redaktion, sondern in der Auftragsabwicklung, und sie fällt früh. Sie steht fest, sobald das Zielland feststeht, und sie muss vor der Fertigung des Typenschilds bekannt sein, wenn die Zugangsangabe sprachabhängig aufgebaut wird.

Warum die digitale Bereitstellung die Sprachfrage nicht vereinfacht

Bei gedruckter Dokumentation ist die Sprachfrage sichtbar: Ein Ordner liegt bei oder er liegt nicht bei. Bei digitaler Bereitstellung verschiebt sich das Problem an eine Stelle, an der es niemandem auffällt, nämlich hinter eine Adresse.

Artikel 10 Absatz 7 regelt die Form der Bereitstellung und stellt Bedingungen auf: eine Angabe, wie die Anleitung erreichbar ist, ein Format, das Ausdrucken, Herunterladen und lokales Speichern erlaubt, sowie Verfügbarkeit über den in der Verordnung genannten Zeitraum. Diese Bedingungen gelten nicht einmal pro Maschine, sondern für jede Fassung, die zur Erfüllung der Sprachanforderung gebraucht wird. Die einzelnen Bedingungen sind unter Was Artikel 10 Absatz 7 konkret verlangt aufgeschlüsselt.

Damit vervielfacht sich nicht der Dokumentbestand allein, sondern der Bestand an Adressen, die über Jahre stabil bleiben müssen. Fünf Sprachfassungen einer Baureihe sind fünf Zusagen zur dauerhaften Erreichbarkeit, nicht eine. Was diese Zusage technisch bedeutet, steht unter Zehn Jahre Verfügbarkeit.

Vom QR-Code zur richtigen Sprachfassung

Zwischen Typenschild und Datei liegt eine Entscheidung, die selten bewusst getroffen wird: Wie kommt der Nutzer an die für ihn maßgebliche Sprachfassung? Drei Wege sind verbreitet.

Der dritte Weg ist der problematischste, weil er eine Eigenschaft des Endgeräts mit einer Eigenschaft der Lieferung verwechselt. Das Diensthandy eines Servicetechnikers, der aus dem Herstellerland anreist, ist auf dessen Sprache eingestellt. Eine automatische Weiterleitung liefert dann nicht die Fassung, die zur Maschine gehört. Wird eine Spracherkennung eingesetzt, sollte sie höchstens eine Vorauswahl treffen und alle Fassungen sichtbar lassen.

Für die zweite Variante gilt eine zusätzliche Bedingung: Die Auswahlseite ist Teil des Zugangswegs. Sie darf keine Anmeldung verlangen, sie muss zu vollständig ladbaren Dateien führen, und sie unterliegt derselben Verfügbarkeitszusage wie die Dateien selbst. Eine Auswahlseite, die im Content-Management-System der Marketing-Website liegt, verlagert das Risiko nur, statt es zu verringern.

Ein Rechenbeispiel zum Umfang

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte Annahmen und stammen weder aus der Verordnung noch aus einer Erhebung. Sie dienen dazu, die Größenordnung sichtbar zu machen.

Angenommen, ein Hersteller führt sechs Baureihen, liefert in Mitgliedstaaten, für die zusammen fünf Sprachen festgelegt sind, überarbeitet die Anleitung je Baureihe einmal jährlich und betrachtet einen Zeitraum von zehn Jahren.

Dreihundert Dokumente sind zugleich dreihundert Adressen oder, bei einer Auswahlseite je Baureihe und Revision, sechzig Auswahlseiten mit je fünf Verweisen. Kommt eine weitere Sprache hinzu, wächst der Bestand um sechzig Dokumente, ohne dass sich am Produkt etwas ändert. Diese Rechnung ist der Grund, warum die Sprachentscheidung eine Kostenentscheidung ist; die Gegenrechnung für gedruckte Fassungen steht unter Was kostet gedruckte Dokumentation wirklich?.

Korrekturen treffen alle Sprachen gleichzeitig

Eine Korrektur in der Originalfassung, etwa ein präzisierter Warnhinweis oder ein geändertes Wartungsintervall, erzeugt automatisch einen Rückstand in allen übrigen Sprachfassungen. Zwischen der Freigabe der Originalfassung und der Freigabe der letzten Übersetzung existiert ein Zeitraum, in dem unter verschiedenen Adressen inhaltlich unterschiedliche Anleitungen zur selben Maschine stehen.

Der Versionsstand ist keine Eigenschaft des Dokuments, sondern eine Eigenschaft des

Paares aus Dokument und Sprache.

Daraus folgen zwei praktische Regeln. Erstens braucht jede Sprachfassung einen eigenen Versionsstand mit eigenem Freigabedatum, geführt in derselben Übersicht wie die Originalfassung. Zweitens sollte festgelegt sein, was während des Rückstands gilt: Wird eine Revision erst veröffentlicht, wenn alle Sprachen vorliegen, oder wird jede Sprache einzeln freigegeben? Beide Wege sind vertretbar, aber nur einer davon darf gelten, und die Entscheidung gehört dokumentiert. Der Umgang mit Korrekturen und zurückgezogenen Fassungen ist unter Betriebsanleitung nachträglich korrigieren beschrieben.

Damit verbunden ist die Zuordnung zur einzelnen Maschine. Welche Sprachfassung welcher Revision zu einer ausgelieferten Maschine gehört, ergibt sich nicht von selbst. Eine Zuordnung über Seriennummernbereiche ist keine gesetzliche Vorgabe, sondern eine praktische Absicherung dagegen, dass ein Techniker vor einer älteren Maschine die Fassung eines neueren Konstruktionsstandes liest. Der Vergleich der möglichen Zuordnungen steht unter Seriennummern und Versionen.

Papier auf Verlangen: dieselbe Sprache, dieselbe Fassung

Die digitale Bereitstellung beseitigt den Anspruch auf eine gedruckte Fassung nicht vollständig. Wird Papier verlangt, geht es nicht um irgendeine Fassung, sondern um die Fassung, die zu der betroffenen Maschine gehört, in der Sprache, die für den Bestimmungsmitgliedstaat gilt.

Organisatorisch bedeutet das, dass für jede ausgelieferte Kombination aus Baureihe, Revision und Sprache eine druckfähige Fassung vorgehalten werden muss, und zwar über den gesamten maßgeblichen Zeitraum. Ein Archiv, das nur die jeweils aktuelle Fassung führt, erfüllt diese Anforderung nicht. Die Abgrenzung, wann Papier ohnehin beizulegen ist, behandelt Wann bleibt Papier trotzdem Pflicht?.

Was intern festzulegen ist

Die Sprachanforderung ist kein Redaktionsthema, sondern ein Schnittstellenthema. Fünf Festlegungen genügen in der Regel, um sie beherrschbar zu machen.

1. Ermittlung der Sprache je Auftrag. Eine benannte Rolle bestimmt anhand des

Ziellands, welche Sprachfassungen geschuldet sind, und hält das Ergebnis im Auftragsdatensatz fest, nicht in einer E-Mail.

1. Adressschema vor der ersten Auslieferung. Ob je Sprache eine Adresse vergeben wird

oder eine Adresse auf eine Auswahl führt, ist eine Entscheidung, die sich nach dem Prägen des ersten Typenschilds nur noch schwer ändern lässt.

1. Versionsübersicht mit Sprachspalte. Eine Tabelle, aus der für jede Baureihe,

Revision und Sprache Freigabedatum und Adresse hervorgehen, ist die Mindestform der Nachweisführung.

1. Freigaberegel für Rückstände. Festlegen, ob Revisionen sprachweise oder gebündelt

veröffentlicht werden.

1. Regelmäßige Prüfung der Adressen. Ein automatischer Abruf aller ausgegebenen

Adressen deckt genau die Fälle auf, die sonst erst im Servicefall sichtbar werden. Ein solcher Nachweis ist keine gesetzliche Anforderung, sondern eine praktische Absicherung. Er lässt sich intern mit einem Skript abbilden oder an einen darauf ausgelegten Dienst wie ManualHost auslagern.

Zusammenfassung

Die Sprache der Betriebsanleitung wird nicht vom Hersteller und nicht vom Kunden gewählt, sondern von dem Mitgliedstaat bestimmt, in dem die Maschine bereitgestellt wird. Die digitale Bereitstellung ändert daran nichts: Sie verlagert die Sprachfrage von einer sichtbaren Beilage auf eine Adresse, hinter der die richtige Fassung liegen muss.

Für die Praxis folgt daraus vor allem eine Mengenrechnung. Jede zusätzliche Sprache vervielfacht Dokumente, Adressen und Verfügbarkeitszusagen, und jede Korrektur wirkt auf alle Sprachen zugleich. Wer früh festlegt, wer die Sprache je Auftrag bestimmt, wie die Adressen aufgebaut sind und wie mit Übersetzungsrückständen umgegangen wird, behandelt den Aufwand als das, was er ist: eine Frage der Auftragsabwicklung und der Bestandsführung, nicht der Übersetzung allein.