Was kostet gedruckte Dokumentation wirklich? Rechenbeispiel

In den meisten Kalkulationen taucht die Betriebsanleitung als ein einziger Betrag auf: der Preis, den die Druckerei je Exemplar berechnet. Dieser Betrag ist der kleinere Teil der tatsächlichen Kosten. Der größere Teil verteilt sich auf Positionen, die in anderen Kostenstellen verbucht werden, auf Arbeitszeit, Lagerfläche, Entsorgung und auf den Nachdruck, der immer dann anfällt, wenn sich an der Maschine oder an der Anleitung etwas ändert.

Dieser Beitrag stellt eine vollständige Beispielrechnung auf. Sämtliche Zahlen darin sind frei gewählte Annahmen. Sie stammen nicht aus einer Erhebung, nicht aus einer Umfrage und nicht aus Angeboten realer Anbieter. Sie sollen zeigen, wie eine solche Rechnung aufgebaut wird und an welchen Stellen die Größenordnungen entstehen. Für Ihr Haus setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Warum die Rechnung selten vollständig aufgestellt wird

Die Kosten gedruckter Dokumentation sind über mehrere Verantwortungsbereiche verteilt. Die technische Redaktion verantwortet den Inhalt, der Einkauf holt den Druckpreis ein, die Logistik stellt den Lagerplatz, die Versandabteilung legt das Exemplar bei, und wenn eine Korrektur an bereits ausgelieferte Maschinen gehen muss, wird das im Service verbucht. Niemand sieht die Summe, weil sie nirgends zusammenläuft.

Hinzu kommt, dass der teuerste Posten kein Posten mit Rechnung ist. Wenn eine Anleitung überarbeitet wird, verliert der vorhandene Bestand seinen Wert. Diese Abschreibung erscheint in keinem Angebot, sondern zeigt sich als Palette im Lager, die irgendwann entsorgt wird.

Was die Verordnung zum Format vorgibt

Die Verordnung (EU) 2023/1230 lässt es zu, die Betriebsanleitung digital bereitzustellen. Artikel 10 Absatz 7 knüpft diese Möglichkeit an Bedingungen: Der Hersteller muss angeben, wie die digital bereitgestellte Anleitung zugänglich ist, sie muss in einem Format vorliegen, das der Nutzer ausdrucken und speichern kann, und sie muss über den in der Verordnung genannten Zeitraum zugänglich bleiben.

Für die Kostenrechnung ist ein zweiter Punkt entscheidend: Die digitale Bereitstellung führt nicht dazu, dass Papier vollständig entfällt. Artikel 10 Absatz 7 sieht vor, dass der Nutzer eine Papierfassung verlangen kann, und regelt, unter welchen Bedingungen der Hersteller sie zur Verfügung stellt. Wer kalkuliert, muss die Fähigkeit, kurzfristig eine Papierfassung zu liefern, also weiterhin einplanen. Der Unterschied liegt nicht zwischen Papier und kein Papier, sondern zwischen Papier für alle Maschinen und Papier auf Verlangen.

Der Umfang der Anleitung selbst ändert sich durch das Format nicht. Was inhaltlich enthalten sein muss, ergibt sich aus Anhang III, und diese Anforderungen gelten unabhängig davon, ob das Ergebnis gedruckt oder abrufbar ist. Die Seitenzahl, die in die folgende Rechnung eingeht, ist damit keine Stellschraube, an der sich sparen ließe. Welche Fälle Papier zwingend erhalten, ist unter Wann bleibt Papier trotzdem Pflicht beschrieben.

Die Annahmen dieses Beispiels

Der Betrachtungszeitraum ist ein Jahr. Alle folgenden Werte sind gesetzt, nicht erhoben.

Übersetzungskosten bleiben in dieser Rechnung außen vor. Sie fallen an, gleichgültig ob das Ergebnis gedruckt oder digital bereitgestellt wird, und verzerren den Vergleich deshalb nur. Zu den Sprachfassungen selbst gibt es einen eigenen Beitrag unter Sprachanforderungen.

Variante A: feste Auflagen im Voraus

Diese Variante bildet die verbreitete Praxis ab, in Auflagen zu denken, weil der Stückpreis mit der Menge sinkt. Gedruckt wird bei jeder Revision die Mindestauflage je Baureihe und Sprachfassung.

Gedruckte Exemplare pro Jahr: 6 Baureihen × 5 Sprachfassungen × 25 Exemplare × 2 Revisionen = 1.500 Exemplare.

Tatsächlich ausgeliefert werden 120 Maschinen × 2 Exemplare = 240 Exemplare.

Die Vorstufe rechnet sich aus 6 Baureihen × 5 Sprachfassungen × 2 Revisionen = 60 Vorgängen, jeweils mit Layoutanpassung, Prüfdurchgang und Erzeugung der Druckdaten. Die Entsorgungsmenge ergibt sich aus 1.500 gedruckten abzüglich 240 ausgelieferten Exemplaren, also 1.260 Exemplaren zu je 0,6 kg.

Auf die Maschine umgelegt sind das 20.083 EUR geteilt durch 120 Maschinen, also rund 167 EUR je ausgelieferter Maschine. Bezogen auf das einzelne ausgelieferte Exemplar sind es rund 84 EUR, obwohl der Druckpreis mit 9,00 EUR angesetzt wurde. Der Unterschied zwischen diesen beiden Zahlen ist der Kern der Rechnung.

Der Posten, der die Rechnung kippt

Die Position, die in Angeboten nie auftaucht, ist die Revision. Sobald eine Anleitung geändert wird, ist der vorhandene Bestand der alten Fassung nicht mehr verwendbar. Der Betrag, der dabei verloren geht, entspricht dem Einkaufswert des Restbestands, im Beispiel 1.260 Exemplare zu 9,00 EUR, also 11.340 EUR pro Jahr. Dieser Wert steckt bereits in der Druckposition oben und wird hier nur sichtbar gemacht.

Dazu kommt der Fall, dass eine Korrektur auch Maschinen betrifft, die bereits beim Kunden stehen. Angenommen, das passiert einmal im Jahr und betrifft 45 Maschinen:

Der dritte Posten ist der unangenehme. Um eine korrigierte Anleitung nachzuliefern, brauchen Sie eine belastbare Zuordnung: welche Maschine mit welcher Seriennummer hat welche Fassung erhalten und steht heute wo. Diese Zuordnung ist keine gesetzliche Anforderung, sondern eine praktische Absicherung. Ohne sie ist die Nachlieferung entweder unvollständig oder sie geht sicherheitshalber an alle, was die Menge und damit den Betrag erhöht. Wie eine solche Zuordnung aufgebaut wird, steht unter Seriennummern und Versionen.

Variante B: Druck auf Abruf

Dieselben Annahmen, aber ohne Vorratshaltung. Gedruckt wird nur, was tatsächlich mitgeht, zum höheren Einzelstückpreis von 19,00 EUR.

Rund 88 EUR je Maschine statt 167 EUR, bei einem mehr als doppelt so hohen Stückpreis. Das Ergebnis ist unter diesen Annahmen erwartbar: Der Stückpreis ist in Variante A nicht der entscheidende Hebel, die Menge ist es. Wer die Auflagenhöhe senkt, zahlt je Exemplar mehr und insgesamt weniger, solange die Revisionshäufigkeit hoch genug ist. Bei einer Baureihe, die sich über Jahre nicht ändert, dreht sich das Verhältnis um.

Was sich beim Umstieg auf digitale Bereitstellung ändert

Für den Vergleich mit der digitalen Bereitstellung sind drei Gruppen zu unterscheiden.

Kosten, die entfallen. Druck der Regelexemplare, Lagerfläche, Entsorgung überzähliger Bestände, Kommissionieren und Beilegen. In Variante A sind das 14.627 EUR von 20.083 EUR.

Kosten, die bleiben. Die Erstellung und Prüfung des Inhalts nach Anhang III, die Übersetzung, die Freigabe jeder Sprachfassung und die Fähigkeit, auf Verlangen eine Papierfassung zu liefern. Der Posten Druckvorstufe schrumpft, verschwindet aber nicht: Ein prüffähiges, druckbares Dokument je Sprachfassung und Revision muss weiterhin erzeugt und freigegeben werden.

Kosten, die neu entstehen. Die Adresse, unter der die Anleitung liegt, muss über den in der Verordnung genannten Zeitraum erreichbar bleiben. Das ist entweder interner Aufwand, also eine benannte Zuständigkeit für Adressbestand, alte Fassungen und regelmäßige Prüfung, oder es ist ein Dienstpreis, wenn Sie diese Aufgabe auslagern, etwa an ManualHost. Setzen Sie in Ihrer eigenen Rechnung an dieser Stelle Ihr tatsächliches Angebot oder Ihren geschätzten internen Aufwand ein. Eine Zahl dafür wird hier bewusst nicht genannt, weil sie nicht aus dem Beispiel folgt.

Die regelmäßige Prüfung, ob die ausgegebenen Adressen noch antworten, ist dabei ebenfalls keine gesetzliche Anforderung, sondern eine praktische Absicherung. Sie kostet wenig und ersetzt die Position, die in der Papierwelt Lagerkontrolle hieß. Was die Anforderung an die Beständigkeit der Adresse technisch bedeutet, ist unter Zehn Jahre Verfügbarkeit beschrieben.

Wie Sie die Rechnung auf Ihren Betrieb übertragen

Die Struktur ist übertragbar, die Zahlen sind es nicht. Vier Größen bestimmen das Ergebnis stärker als alle anderen.

1. Revisionshäufigkeit. Sie multipliziert sich in Vorstufe, Druckmenge und

Ausschuss zugleich. Verdoppeln Sie die Zahl der Revisionen, verdoppelt sich in Variante A nahezu die Gesamtsumme.

1. Zahl der Sprachfassungen. Sie wirkt auf dieselben drei Posten. Eine

sechste Sprache erhöht in Variante A die Posten Druck und Vorstufe um ein Fünftel.

1. Verhältnis von Auflage zu Bedarf. Je weiter Mindestauflage und

tatsächlicher Bedarf auseinanderliegen, desto größer ist der Anteil, der entsorgt wird.

1. Nachlieferungen ins Feld. Ein einzelner sicherheitsrelevanter Fehler in

einer weit verbreiteten Baureihe kann die Jahressumme übersteigen, weil hier Druck, Versand und Suchaufwand zusammenkommen.

Ein sinnvoller erster Schritt ist, für eine einzige Baureihe die tatsächlichen Werte einzusetzen: Wie viele Exemplare wurden im letzten Jahr gedruckt, wie viele davon ausgeliefert, wie viele entsorgt. Die Differenz zwischen gedruckt und ausgeliefert ist in den meisten Häusern die Zahl, die niemand kennt, und sie beantwortet die Kostenfrage schneller als jedes Angebot einer Druckerei.

Der Umstieg auf digitale Bereitstellung ist damit nicht in erster Linie eine Sparmaßnahme, auch wenn er unter den hier gewählten Annahmen als eine wirkt. Er verschiebt Kosten von einer variablen, mengenabhängigen Position auf eine feste, zeitabhängige Position. Was vorher pro Exemplar anfiel, fällt danach pro Jahr und pro Adresse an. Ob das günstiger ist, hängt an Ihren Stückzahlen und Ihrer Revisionshäufigkeit. Was sich in jedem Fall ändert, ist die Art der Verpflichtung: Ein gedrucktes Exemplar ist mit der Auslieferung abgeschlossen, eine Adresse ist es erst am Ende des in der Verordnung genannten Zeitraums.