Wer haftet, wenn die Anleitung offline ist?

Der QR-Code auf dem Typenschild ist geprägt, die Maschine steht seit vier Jahren beim Kunden, und beim Scannen erscheint eine Fehlerseite. Im Haus wird dann meistens nach der Verantwortung gefragt: Der Hoster hat den Server abgeschaltet, die Agentur hat die Website umgebaut, die Domain gehört seit der Umfirmierung zu einer anderen Gesellschaft. Die Verordnung (EU) 2023/1230 kennt diese Arbeitsteilung nicht. Sie richtet ihre Anforderungen an Wirtschaftsakteure, und sie beschreibt einen Zustand, der eintreten muss, nicht eine Organisation, die ihn herstellt.

Dieser Beitrag bleibt eng am Verordnungstext. Er beantwortet die Frage, welche Pflicht besteht und wen sie trifft. Er beantwortet nicht die Frage, welche Rechtsfolgen eine Verletzung dieser Pflicht auslöst, denn das ergibt sich nicht aus den hier betrachteten Vorschriften.

Zwei Fragen, die auseinandergehalten gehören

Der Begriff Haftung vermischt im Alltag zwei Ebenen, die getrennt betrachtet werden sollten.

Die erste Ebene ist die Pflichtenlage. Sie ist am Verordnungstext ablesbar: Artikel 10 Absatz 7 legt fest, unter welchen Bedingungen die Betriebsanleitung digital bereitgestellt werden darf, und Anhang III legt fest, was inhaltlich in der Anleitung stehen muss. Ob ein Hersteller diese Bedingungen einhält, ist eine Tatsachenfrage, die sich an der ausgelieferten Maschine und an der angegebenen Adresse prüfen lässt.

Die zweite Ebene betrifft die Folgen einer Verletzung: Ansprüche eines Kunden, Konsequenzen im Rahmen der Marktüberwachung, Auswirkungen auf die Konformitätsbewertung. Diese Folgen ergeben sich nicht aus Artikel 10 Absatz 7 und nicht aus Anhang III. Sie sind hier deshalb offen und werden auch nicht geschätzt.

Für die Praxis ist diese Trennung nützlich. Die erste Ebene lässt sich konstruktiv und organisatorisch beeinflussen. Die zweite Ebene lässt sich nur vermeiden, indem die erste eingehalten wird.

Was der Verordnungstext dem Hersteller auferlegt

Artikel 10 Absatz 7 erlaubt die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung und knüpft sie an Bedingungen. Der Hersteller muss angeben, wie die digital bereitgestellte Anleitung erreichbar ist. Die Anleitung muss in einem Format vorliegen, das der Nutzer ausdrucken und speichern kann. Sie muss über den in der Verordnung genannten Zeitraum zugänglich bleiben. Und auf Verlangen des Nutzers ist eine Papierfassung bereitzustellen.

Diese Bedingungen sind kumulativ formuliert und keine Auswahl. Der entscheidende Punkt für die Frage nach der Verantwortung liegt in der dritten Bedingung: Die Verordnung verlangt nicht, dass die Anleitung einmal bereitgestellt wurde, sondern dass sie zugänglich bleibt. Eine ausführliche Aufschlüsselung der einzelnen Bedingungen steht unter Was Artikel 10 Absatz 7 konkret verlangt.

Davon zu trennen ist der Inhalt. Anhang III bestimmt, was eine Betriebsanleitung enthalten muss. Eine Anleitung, die vollständig ist, aber nicht abrufbar, erfüllt die Anforderungen an die Bereitstellung nicht. Eine Anleitung, die abrufbar ist, aber inhaltlich unvollständig, erfüllt die Anforderungen an den Inhalt nicht. Beide Prüfungen laufen nebeneinander und sollten auch getrennt dokumentiert werden.

Die Pflicht ist ein Dauerzustand, kein Zeitpunkt

In vielen Häusern wird die Dokumentation als Teil der Auslieferung gedacht: Die Maschine geht raus, die Unterlagen gehen mit, der Vorgang ist abgeschlossen. Bei digitaler Bereitstellung trifft das nicht mehr zu. Der Hersteller gibt eine Adresse an, und diese Adresse muss über den in der Verordnung genannten Zeitraum funktionieren. Damit besteht nach der Auslieferung eine Aufgabe fort, die im Werk niemandem als Arbeit auffällt, solange sie erfüllt wird.

Praktisch bedeutet das: Jede Entscheidung, die eine URL verändert, berührt eine Anforderung aus der Verordnung. Ein Relaunch der Website, ein Wechsel des Content-Management-Systems, das Auslaufen einer Domain nach einer Umfirmierung, das Ersetzen einer Datei durch eine neuere Fassung. Diese Entscheidungen werden regelmäßig von Personen getroffen, die von den geprägten Typenschildern nichts wissen. Welche technischen Konsequenzen sich daraus für die Adressvergabe ergeben, ist unter Zehn Jahre Verfügbarkeit beschrieben.

Der zeitliche Umfang dieser Pflicht ist der Grund, warum die Frage nach der Verantwortung überhaupt gestellt wird. Bei einer Pflicht, die sich am Tag der Auslieferung erschöpft, gibt es keinen Zuständigkeitsstreit. Bei einer Pflicht, die über Jahre läuft, gibt es Umbauten, Personalwechsel und Dienstleisterwechsel.

Wer die Pflicht trägt, wenn andere den Server betreiben

Der technische Betrieb einer Adresse lässt sich auslagern. Ein Hoster, eine Agentur, ein spezialisierter Dienst oder die eigene IT-Abteilung kann die Erreichbarkeit herstellen. Der Verordnungstext adressiert seine Anforderungen jedoch an Wirtschaftsakteure und nicht an deren Zulieferer. Ein Vertrag mit einem Dienstleister regelt das Innenverhältnis zwischen zwei Unternehmen. Dass er die Anforderung aus der Verordnung auf den Dienstleister verschiebt, ergibt sich aus Artikel 10 Absatz 7 nicht.

Für die Praxis folgt daraus eine nüchterne Arbeitsteilung. Der Dienstleister schuldet dem Hersteller eine Leistung. Der Hersteller schuldet die Einhaltung der Verordnung. Ein Ausfall beim Dienstleister ist deshalb zuerst ein Problem des Herstellers und erst danach eine Frage zwischen den beiden Vertragsparteien. Wer auslagert, sollte entsprechend darauf achten, was vertraglich zugesagt wird: Verfügbarkeit, Reaktionszeiten, Umgang mit Kündigung und Insolvenz, Herausgabe der Daten und Fortbestand der Adressen. Das gilt für einen externen Dienst wie ManualHost genauso wie für die eigene IT.

Der Ausfall, den zunächst niemand bemerkt

Ein Ausfall der Anleitung unterscheidet sich von anderen Störungen dadurch, dass er nicht auffällt, solange nichts passiert. Die Adresse wird selten aufgerufen, oft erst Jahre nach der Auslieferung, und dann in einer Situation, in der die Maschine steht oder ein sicherheitsrelevanter Handgriff ansteht.

Typische Fehlerbilder:

• Die Datei liegt nach einem Relaunch unter einem anderen Pfad, der alte Pfad

antwortet mit einer Fehlerseite.

• Ein Zertifikat ist abgelaufen, der Browser blockiert den Aufruf, obwohl die

Datei unverändert vorhanden ist.

• Die Domain ist nach einer Umfirmierung an eine andere Gesellschaft gegangen

oder ausgelaufen.

• Die aktuelle Fassung hat die ältere überschrieben, sodass der Aufruf zwar

funktioniert, aber eine andere Maschinenkonfiguration beschreibt.

• Der Abruf setzt eine Anmeldung im Kundenportal voraus, die der Techniker vor

Ort nicht hat.

Die ersten drei Fälle sind vollständige Ausfälle. Die letzten beiden sind Teilausfälle, die schwerer zu erkennen sind, weil der Aufruf technisch gelingt. Warum ein Downloadbereich mit Zugangsschranke problematisch ist, steht unter Betriebsanleitung hinter einem Login. Der Zusammenhang zwischen Adressstruktur und Website-Betrieb ist unter PDF auf der eigenen Website ausgeführt.

Rechenbeispiel: Verfügbarkeit in Stunden

Die folgenden Werte sind frei gewählte Annahmen. Sie stammen nicht aus einer Erhebung und beschreiben keine Anforderung der Verordnung, sondern dienen nur dazu, gängige Prozentangaben aus Hostingverträgen in eine greifbare Größe zu übersetzen.

Angenommen, der Betrachtungszeitraum beträgt zehn Jahre. Das sind rund 87.600 Stunden.

Eine Zusage von 99,5 Prozent klingt solide und entspricht in diesem Rechenbeispiel gut zwei Wochen, in denen die Anleitung nicht abrufbar wäre. Ob das eine Rolle spielt, hängt davon ab, wann diese Stunden anfallen. Verteilt über kurze nächtliche Wartungsfenster ist der Effekt gering. Konzentriert auf einen Migrationszeitraum, in dem eine Servicemannschaft vor einer stehenden Maschine steht, ist er es nicht. Prozentzusagen allein sagen darüber nichts aus.

Was sich absichern lässt, ohne etwas zu behaupten

Ein fortlaufender Nachweis, dass die Adressen erreichbar waren, ist nach dem Verordnungstext nicht verlangt. Er ist eine praktische Absicherung, und genau so sollte er auch intern beschrieben werden. Der Nutzen liegt darin, dass ein Ausfall früh sichtbar wird und nicht erst durch einen Anruf aus dem Service, und dass sich im Nachhinein rekonstruieren lässt, was wann erreichbar war.

Dasselbe gilt für die Zuordnung von Anleitungsfassungen zu Seriennummern. Auch sie ist keine Vorgabe aus dem Verordnungstext, sondern eine Maßnahme, die verhindert, dass eine ältere Maschine auf eine neuere Anleitung verweist. Wie sich Korrekturen und zurückgezogene Fassungen sauber führen lassen, ist unter Betriebsanleitung nachträglich korrigieren beschrieben.

Vier Festlegungen lassen sich unabhängig von allen offenen Rechtsfragen treffen:

1. Eine benannte Rolle im Unternehmen ist dafür zuständig, dass die auf

Typenschilder geprägten Adressen antworten. Nicht eine Abteilung, sondern eine Rolle mit Vertretungsregelung.

1. Die Adressen der Anleitungen liegen in einem eigenen Namensraum, der bei

Umbauten der Website ausdrücklich unangetastet bleibt.

1. Es gibt einen definierten Ablauf für die Papierfassung auf Verlangen,

einschließlich der Frage, wer sie erstellt und versendet.

1. Es gibt eine Regelung für den Fall, dass die Domain aufgegeben wird, etwa

nach Umfirmierung oder Verkauf eines Geschäftsbereichs.

Diese Punkte lassen sich in eine Prüfliste überführen, siehe [Checkliste vor dem

1. Januar 2027](/wissen/checkliste-vor-dem-20-januar-2027).

Zusammenfassung

Die Frage nach der Verantwortung hat einen Teil, der sich am Verordnungstext beantworten lässt, und einen Teil, der es nicht tut. Beantwortbar ist: Artikel 10 Absatz 7 verlangt, dass die digital bereitgestellte Anleitung über den genannten Zeitraum zugänglich bleibt, und diese Anforderung richtet sich an den Wirtschaftsakteur, nicht an dessen Dienstleister. Anhang III bestimmt daneben den Inhalt, unabhängig von der Form der Bereitstellung.

Nicht beantwortbar ist an dieser Stelle, welche konkreten Folgen ein Ausfall auslöst. Diese Frage bleibt offen und sollte im Einzelfall geklärt werden, statt sie durch Annahmen zu ersetzen.

Für die tägliche Arbeit ist die praktische Konsequenz unabhängig davon dieselbe: Die Erreichbarkeit einer Adresse über Jahre ist keine Aufgabe der IT allein, sondern eine Zuständigkeit, die benannt, überwacht und beim Wechsel von Personen oder Dienstleistern weitergegeben werden muss.