# Verwerkersovereenkomst (AVV)

> **CONCEPT. Niet juridisch getoetst.**
> Passages die vóór gebruik moeten worden gecontroleerd of aangevuld, zijn in de
> brontekst van dit document gemarkeerd met `<!-- CHECK: … -->`.
> Versie 2026-08-04.

<!-- CHECK: De vier plaatshouders [FIRMENNAME], [RECHTSFORM], [ANSCHRIFT] en
     [HANDELSREGISTER] vervangen door de werkelijke gegevens. Zij staan op één
     plek in dit bestand (constante PROVIDER) en gelden voor alle drie de
     documenten in beide talen. Deze markering blijft staan tot dat is gebeurd.
     Nog in te vullen: volledige statutaire naam, rechtsvorm, vestigingsplaats en
     KvK-nummer van de verwerker invullen. -->

tussen

**de verwerkingsverantwoordelijke** (hierna "klant")

en

**[FIRMENNAME], [RECHTSFORM], [ANSCHRIFT], [HANDELSREGISTER]**, exploitant van het platform ManualHost (hierna
"verwerker")

## 1. Onderwerp en duur

(1) De verwerker verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de klant op grond van
art. 28 AVG. Onderwerp is het beheer van het platform ManualHost voor de
permanente digitale beschikbaarstelling van gebruikershandleidingen.

(2) De duur is gelijk aan de looptijd van de hoofdovereenkomst. De bepalingen over
verwijdering (artikel 8) en de exit-procedure blijven daarna van kracht.

## 2. Aard en doel van de verwerking

De verwerking dient uitsluitend het leveren van de overeengekomen dienst: opslag
en levering van handleidingen, beheer van product- en versiegegevens, koppeling
van serienummerbereiken, ontvangst van aanvragen voor een gedrukte versie en het
aantonen van de bereikbaarheid van de openbare adressen.

## 3. Soorten persoonsgegevens

De verwerking omvat de volgende categorieën. Per categorie is het doel vermeld;
verwerking voor andere doeleinden vindt niet plaats.

(1) **Gegevens uit drukaanvragen.** Naam, e-mailadres en postadres van de
aanvrager, optioneel het serienummer van de machine. Doel: de klant in staat
stellen een aanvraag voor een gedrukte handleiding te ontvangen en af te
handelen. Deze personen zijn derden ten opzichte van de klant: doorgaans
gebruikers, kopers of medewerkers van de gebruiker van de machine, en geen
medewerkers van de klant. Voor hen is de klant de verwerkingsverantwoordelijke.

(2) **Accountgegevens van dashboardgebruikers.** E-mailadres, koppeling aan de
organisatie, rol en de gekozen taal van de interface. Doel: aanmelden,
rechtentoekenning binnen de organisatie en weergave van de interface in de door
de gebruiker gekozen taal. Er wordt geen wachtwoord opgeslagen; aanmelden
gebeurt via eenmalige inloglinks.

(3) **E-mailadressen van wachtlijstinschrijvingen.** E-mailadres en het moment
van inschrijving. Doel: bericht zodra de dienst voor nieuwe klanten opengaat.
Deze verwerking betreft geïnteresseerden en vindt plaats vóór een
contractsluiting.

<!-- CHECK: Nagaan of de wachtlijst überhaupt onder deze overeenkomst valt. Vóór
     contractsluiting verwerkt de exploitant deze adressen als eigen
     verwerkingsverantwoordelijke en niet in opdracht van een klant; in dat geval
     hoort de categorie niet in de verwerkersovereenkomst maar in de
     privacyverklaring. -->

(4) **Facturatiegegevens**, zodra de betaalverwerking actief is. Factuur- en
betaalgegevens van de organisatie en de voor de betaalverwerking benodigde
gegevens. Doel: facturatie van de vergoeding. Deze categorie geldt pas vanaf het
moment waarop de betaalverwerking daadwerkelijk in gebruik wordt genomen.

(5) **Technische verbindingsgegevens** die bij de exploitatie ontstaan, in het
bijzonder IP-adres en tijdstip van toegang. Doel: exploitatie, tegengaan van
misbruik en herleidbaarheid van beveiligingsrelevante gebeurtenissen.

<!-- CHECK: Bewaartermijn van de technische verbindingsgegevens vaststellen en
     hier invullen. Zonder concrete termijn is de categorie niet volledig
     beschreven. -->

## 4. Categorieën betrokkenen

Medewerkers en opdrachtnemers van de klant die het dashboard gebruiken, alsmede
gebruikers, kopers en hun medewerkers die een gedrukte handleiding aanvragen.
Daarnaast geïnteresseerden die zich op de wachtlijst hebben ingeschreven, en
vanaf de start van de betaalverwerking de bij de facturatie genoemde
contactpersonen.

## 5. Verplichtingen van de verwerker

(1) Verwerking uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de klant. Deze
overeenkomst en het gebruik van het platform gelden als instructie.

(2) Geheimhoudingsplicht voor iedereen die tot verwerking bevoegd is.

(3) Uitvoering van de technische en organisatorische maatregelen uit artikel 6.

(4) Ondersteuning van de klant bij verzoeken van betrokkenen en bij meldplichten
op grond van art. 33 en 34 AVG. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt
onverwijld, uiterlijk binnen 48 uur na kennisname, aan de klant gemeld.
<!-- CHECK: Termijn toetsen aan het feitelijke operationele proces; 48 uur alleen
toezeggen als die ook buiten kantoortijden haalbaar is. -->

## 6. Technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG)

- Versleuteling van het transport, doorlopend via TLS.
- Versleuteling van opgeslagen gegevens op database- en objectopslagniveau.
- Toegangscontrole op databaseniveau: scheiding tussen organisaties via Row Level
  Security, zodat een organisatie uitsluitend eigen gegevens kan lezen.
- Handleidingen zijn na publicatie onveranderlijk; wijzigen en verwijderen wordt
  op databaseniveau geweigerd.
- Aanmelden uitsluitend via eenmalige inloglinks; er worden geen wachtwoorden
  opgeslagen.
- Logging van beveiligingsrelevante gebeurtenissen.

<!-- CHECK: Deze lijst beschrijft de stand van zaken bij het opstellen van het
     concept. Vóór contractsluiting vergelijken met de feitelijke configuratie en
     aanvullen met back-upfrequentie, bewaartermijn en hersteltijden. -->

## 7. Subverwerkers

(1) De klant stemt in met de inzet van de volgende subverwerkers:

| Subverwerker | Dienst | Rechtspersoon en vestiging | Verwerkingsregio | Grondslag voor doorgifte |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Supabase | Database, authenticatie, objectopslag | Supabase, Inc., Verenigde Staten | EU, Frankfurt am Main (AWS eu-central-1) | Adequaatheidsbesluit EU-US Data Privacy Framework, anders modelcontractbepalingen |
| Vercel | Hosting en levering van de applicatie | Vercel, Inc., Verenigde Staten | EU, Frankfurt am Main (fra1) | Adequaatheidsbesluit EU-US Data Privacy Framework, anders modelcontractbepalingen |
| Brevo | Verzending van transactionele e-mail | Brevo (voorheen Sendinblue), Frankrijk | EU | Geen doorgifte naar een derde land |
| Stripe | Betaalverwerking, toekomstig | Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland, met Stripe, Inc., Verenigde Staten | EU en Verenigde Staten | Adequaatheidsbesluit EU-US Data Privacy Framework, anders modelcontractbepalingen |

(2) Stripe is nog niet in gebruik. De regel geldt pas vanaf het moment waarop de
betaalverwerking daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Tot dan vindt via deze
subverwerker geen verwerking plaats.

<!-- CHECK: Deze tabel is opgesteld zonder toegang tot de contract- en
     subverwerkerpagina's van de genoemde aanbieders (zie DECISIONS.md). Vóór
     contractsluiting per partij toetsen aan de verwerkersovereenkomst en de
     subverwerkerslijst van de aanbieder:
     (a) de volledige statutaire naam en het vestigingsadres,
     (b) de daadwerkelijk afgenomen verwerkingsregio,
     (c) of de aanbieder gecertificeerd is onder het EU-US Data Privacy
         Framework; is dat niet zo, dan gelden de modelcontractbepalingen en moet
         de versie met module en bijlagen worden benoemd,
     (d) of er verdere subverwerkers van de aanbieder bijkomen. -->

<!-- CHECK: Voor Brevo nagaan of de volledige statutaire naam "Brevo SAS" luidt
     en of de verzending uitsluitend binnen de EU plaatsvindt. -->

(3) Een wisseling of toevoeging van een subverwerker wordt ten minste 30 dagen
vooraf gemeld. De klant kan bezwaar maken; in dat geval heeft hij een recht op
tussentijdse opzegging.

## 8. Bewaren en verwijderen

Voor de twee gegevensverzamelingen gelden verschillende regimes. Zij zijn hier
bewust apart beschreven, omdat zij verschillende doelen dienen.

### 8.1 Gepubliceerde handleidingen: permanent bewaren

(1) Gepubliceerde handleidingen en de bijbehorende openbare adressen blijven
permanent bereikbaar, ook na afloop van de overeenkomst, met inachtneming van de
exit-procedure. Grondslag is de documentatieplicht van de klant jegens de
gebruikers van zijn machines, niet een eigen belang van de verwerker. Een op een
typeplaatje gedrukt adres dat doodloopt, ontkracht juist de plicht waarvoor het
is aangebracht.

(2) Deze documenten bevatten in de regel geen persoonsgegevens. De klant zorgt
ervoor dat hij geen persoonsgegevens opneemt in een handleiding die hij voor
publicatie vrijgeeft.

(3) Wenst de klant desondanks verwijdering van gepubliceerde adressen, dan geldt
de exit-procedure. Daar is geregeld onder welke voorwaarden een adres wordt
uitgeschakeld en wat dat betekent voor reeds geleverde machines. Uitschakeling
gebeurt niet stilzwijgend als bijkomstig gevolg van een opzegging.

<!-- CHECK: Nagaan of het bewaren van gepubliceerde documenten na afloop van de
     overeenkomst als eigen grondslag van de exploitant moet worden geformuleerd
     of doorwerkt als instructie van de klant. Dit is het enige punt waarop deze
     overeenkomst afwijkt van de verwijderplicht van art. 28 lid 3 onder g AVG. -->

### 8.2 Persoonsgegevens: verwijdering

(4) Persoonsgegevens uit drukaanvragen (artikel 3 lid 1) worden uiterlijk twaalf
maanden na afhandeling van de aanvraag automatisch verwijderd. Als afhandeling
geldt het markeren van de aanvraag als verzonden of afgewezen; bij een aanvraag
die open blijft, lopen de twaalf maanden vanaf binnenkomst. De verwijdering
gebeurt zonder toedoen van de klant door een terugkerende opschoning van het
platform. De klant kan een aanvraag op elk moment zelf eerder verwijderen.

(5) Na beëindiging van de overeenkomst worden de overige persoonsgegevens naar
keuze van de klant verwijderd of teruggegeven. De klant kan op elk moment zelf
een volledige export maken.

<!-- CHECK: Twaalf maanden afzetten tegen de bewaarplicht die op de klant rust
     voor het aantonen dat een gedrukte handleiding is geleverd. Is die plicht
     langer, dan moet de termijn worden verlengd of moet de klant het bewijs
     vóór afloop zelf exporteren. -->

## 9. Aantonen en controlerechten

(1) De verwerker toont de naleving op verzoek aan. De klant mag controles (laten)
uitvoeren; controles vinden plaats na aankondiging en zonder vermijdbare
bedrijfsverstoring.

(2) De kosten van een controle ter plaatse draagt de klant. Blijkt uit de
controle een tekortkoming die aan de verwerker is toe te rekenen, dan draagt de
verwerker de redelijke kosten van de controle.

(3) De klant kan één controle ter plaatse per kalenderjaar verlangen. Daarbuiten
bestaat alleen aanspraak bij een concrete aanleiding, in het bijzonder na een
inbreuk in verband met persoonsgegevens of op aanwijzing van een
toezichthoudende autoriteit.

## 10. Slotbepalingen

(1) Wijzigingen behoeven de schriftelijke vorm. Bij tegenstrijdigheid gaat deze
overeenkomst vóór de hoofdovereenkomst, voor zover het de verwerking van
persoonsgegevens betreft.

(2) Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bevoegd is bij
uitsluiting de rechtbank Den Haag.

(3) Dwingend consumentenrecht en dwingende bepalingen van de AVG blijven
onverlet. In het bijzonder laten deze rechtskeuze en dit forumbeding de rechten
van betrokkenen en de bevoegdheid van de bevoegde toezichthoudende autoriteit
ongemoeid.